Evidence agend
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Ivan Russnák
Titul: Ing.
Funkce: vedoucí oddělení rozvoje
Odbor: odbor informačních technologií
E-mail: i.russnak@olkraj.cz
Telefon: +420724062407
Adresa: Jeremenkova 40a, Olomouc
Firma: Olomoucký kraj
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Evidence agend
Lokalita: Olomoucký kraj
Cil projektu: evidence agend u jednotlivých pracovníků a přenos jejich rolí do informačního systému bez nutnosti ručního zásahu do evidence v systému, který na základě oprávnění komunikuje se základními registry
Cílová skupina: pracovníci organizace, která komunikuje prostřednictví informačního systému se základními registry
Provozovatel: Olomoucký kraj
Realizátor: Tesco SW
C – popis projektu – pohled provozovatele
PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Evidenci provádějí vedoucí pracovníci jednotlivých zaměstnanců, kteří nejlépe znají pracovní náplně svých podřízených. Přidělování agend a jejich odebírání tak probíhá na úrovni vedoucích oddělení a snižuje se riziko špatně nastavených přístupů do centrálních registrů.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Vedoucí oddělení mají přesný přehled o tom, jakou agendu a roli pracovníci využívají.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Vedoucí pracovníci nesou veškerou zodpovědnost za přístupy k agendám, celý systém funguje automatizovaně a snižuje zatížení správců informačního systému komunikujícího se základními registry.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Pro přístup k centrálním registrům se využívají správné agendy. Snižuje se administrativa a dlouhodobě je tento proces nastaven tak, aby vedoucí pracovníci přidělovali role svým lidem.
PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ANO.
Zvyšuje zodpovědnost vedoucích pracovníků, snižuje zátěž administrátorů informačních systémů.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
PŘIPRAVUJEME.
VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
NYNÍ NE.
OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
NENÍ MOŽNÉ.
Aplikace je napojena na ISZR, odkud si nechává posílat informace o změně agendy. Vzhledem k tomu, že ISZR mění agendy i několikrát za sebou, je pro odesílání notifikace nastavena časová prodleva. V aplikaci je nastaveno schvalovací workflow. Pověřeným zaměstnancům přijde do e-mailu notifikace o změně agendy s odkazem na popis agendy, kde si pověřený pracovník ověří, jestli se jeho zaměstnanců daná agenda týká, a s odkazem na aplikaci, ve které volbou „Odbor danou agendu nevykonává“, ukončí proces v případě, že se ho agenda netýká.
Pokud ji odbor vykonává, provede přes zaklikávací políčka přiřazení výběru činnostních rolí vybraným zaměstnancům.
V případě, že přijde oznámení o změně agendy, které již v minulosti byly přiřazeny nějaké přístupy, má pověřený zaměstnanec možnost se rozhodnout, jestli chce přidělit přístupy znovu, nebo použít ty, co už někdy nastavil. V druhém případě systém srovná předchozí verzi agendy s aktuální a ukáže změny, které nastaly. Pracovník pověřený přidělováním přístupů tak jen zkontroluje, jestli vše platí, případně provede úpravy.
V případě, že pracovník neprovede ohlášení v časovém limitu, přijde mu do e-mailu upozornění o blížícím se čase vypršení k ohlášení. Pokud ani tak do určeného času neprovede ohlášení, přijde notifikace správci agend, který pak s pověřeným pracovníkem zahájí šetření.
Celý systém je napojen na personalistiku a činnostní role jednotlivých agend jsou přiřazovány na pracovní pozice. Proto v případě výměny pracovníka, nebo zrušení pozice, není potřeba nic dělat. Pokud se vytvoří nové pracovní místo, nebo se pracovníkovi na pracovní pozici změní pracovní náplň, nadřízený pracovník provede úpravy přes volbu „Dodatečné přidělení AČR“, případně „Odebrání AČR pozicím“. Práva k aplikaci jsou řízena v personalistice přes business role. Proto ani v případě výměny vedoucího pracovníka není potřeba nic dělat, nový pracovník automaticky získá právo přidělování přístupů a automaticky mu začnou chodit notifikace s upozorněním, že byla registrována nová agenda.
Z aplikace lze dělat různé výstupy podle přidělených oprávnění. Vedoucí pracovníci se mohou podívat, ke kterým činnostním rolím mají jeho podřízení přístup, a administrátor může vytvářet sestavy napříč celou aplikací.
Výstup z aplikace (přidělení činnostních rolí zaměstnanci) se dle potřeby nahrává do informačního systému komunikujícího se základními registry.
DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Proces je nastaven tak, že informace o změně stavu konkrétní agendy přijde dle zavedené struktury do e-mailové schránky určené osobě. Ta si prohlédne informace o agendě a v prvém kroku rozhodne, zda ji daný odbor vykonává. Pokud ne, vybere v aplikaci, kam ji nasměruje, odkaz v e-mailu volbu „Odbor danou agendu nevykonává“ a ukončí činnost. Pokud ji odbor vykonává, otevře agendu a ze zobrazeného seznamu příslušníků odboru vybere konkrétní zaměstnance, přiřadí je ke konkrétním činnostem a uloží takto, lidmi pokrytou agendu. Pokud má agenda příznak, že na ni reagovaly všechny odbory, je proveden export do infomačního systému komunikujícího se základními registry.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik:
Vzhledem k nasazení integrační platformy ESB v rámci projektu eGOV IS FAMA+ EAI se technologicky jedná o využití dalších externích služeb (WS) ESB integrace na ISZR s využitím dat o aktuálních agendách a jejich rolí pro OVM, v tomto případě kraje (Olomoucký kraj). Logické zpracování těchto dat do prostředí AIS FAMA+ modulu ITSM (OfficeDesk) s následným využitím tohoto modulu a logiky zpracování pro klíčové uživatele kraje, kteří prostřednictvím této funkcionality definují a přiřazují agendy a role určené pro OVM (kraje) určeným zaměstnancům, kteří mají v gesci ověřování identit podle dané agendy ISZR a patřičné role prostřednictvím definovaných AISů kraje.
Informace o uživatelích a jim přiřazeným agendám a rolím v ISZR jsou integrovány z AIS FAMA+, který tyto informace exportuje pro další AISy kraje, např. AIS GINIS.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Využití integračních platforem a řešení integrací AIS obecně na externí registry státu.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Obecné rozhraní WS na ISZR, jako API pro integraci na interní AISy OVM, specifická je logika zpracování dat a přidělování uživatelům OVM pomocí funkcionality OfficeDesk, FAMA+. Pro OVM, která AIS FAMA+ vlastní, se jedná pouze o implementaci dané funkcionality či modulu EAI a OfficeDesk.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Projekty s nasazením FAMA+ EAI (ESB) – integrace na externí API rozhraní registrů na cca 6 OVM typu kraj;
Funkcionalita pro evidenci a správu ISZR agend je specifickým řešením pouze pro Olomoucký kraj.
Mgr. Petr Turovský, MBA, petr.turovsky@tescosw.cz, 724 048 916. TescoSW a.s.