Kdo může datovou schránku používat?

V prvním okamžiku může do schránky přistupovat jen tzv. oprávněná osoba, tedy ta, která obdržela přístupové kódy. Tou může být samotná fyzická osoba, která si nechala schránku na svou žádost zřídit či fyzická podnikající osoba. U těch subjektů, kde dochází ke zřízení ze zákona automaticky, je touto oprávněnou osobou statutární orgán, člen statutárního orgánu, vedoucí organizační složky či vedoucí orgánu veřejné moci.

Protože ne vždy bude tato osoba mít dostatek času s datovou schránkou pracovat, může tuto činnost delegovat, tak jako v případě papírové pošty, na další osoby. Těmi může být tzv. administrátor. U větších organizací pak bude jistě využito i institutu pověřené osoby, na kterou může spravování schránky delegovat jak oprávněná osoba, tak administrátor.

V praxi to může například znamenat, že oprávněnou osobou je starosta obce, který deleguje administrátorská práva na vedoucího odboru IT a pověřenou osobou učiní pracovníka podatelny.