Podepisování zpráv posílaných datovou schránkou – elektronický podpis

ORGÁNY VEŘEJNÉ MOCI:

I přesto, že se jedná o uzavřený doručovací systém, je nutné především s ohledem na správní řád dodržet povinnost podepisování jednotlivých dokumentů zasílaných prostřednictvím datových schránek. Princip je takový, že zpráva odeslaná datovou schránkou musí být opatřena zaručeným elektronickým podpisem. Nakládání s dokumenty v elektronické podobě by se mělo řídit stejnými pravidly, kterými se v dané instituci řídí nakládání s papírovými dokumenty.

Záleží tedy na zavedených vnitřních zvyklostech každého úřadu. Pokud v současné době úředník vydává konkrétní rozhodnutí v papírové podobě a podepisuje jej sám, může být pro práci se spisem v elektronické podobě vybaven rovněž elektronickým podpisem. Jsou ale úřady, které velmi často využívají možnosti, kdy úředník provede rozhodnutí, ale s dovětkem za správnost jej podepíše jeho sekretariát, pracovník spisové výpravny atp. Tedy za více pracovníků, kteří tato rozhodnutí provádějí, stvrzuje správnost svým podpisem pouze jedna osoba. Úplně stejným způsobem je totéž možno realizovat v elektronické podobě. V celém úřadě tak může existovat jen jeden elektronický podpis, například v rámci podatelny, kterým příslušný pracovník opatřuje spis a stvrzuje správnost rozhodnutí, která učinili ostatní jeho kolegové v jiných odděleních úřadu.

FYZICKÉ OSOBY

Fyzické osoby to mají ještě jednodušší, neboť ty jsou samy sobě oprávněnou osobou. Pokud tedy budou odesílat dokumenty prostřednictvím datové schránky, nemusí je opatřovat elektronickým podpisem, neboť jejich autentizace je v tu chvíli zaručena právě tím, že používají svoji vlastní schránku. Fyzické osoby mohou tedy prostřednictvím datové schránky realizovat podání vůči veřejné správě bez vlastnictví elektronického podpisu.