SPISOVÁ SLUŽBA IS RADNICE VERA®

 

Spisová služba nabízená společností VERA, spol. s r.o. představuje modul zajišťující kompletní zázemí pro práci s dokumentací na úřadě, která plně vyhovuje legislativním požadavkům. Vyznačuje se uživatelskou vstřícností, spolehlivostí, jednoduchou implementací. Samozřejmostí je realizace propojení na informační systém datových schránek, dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

 

 

 

SPISOVÁ SLUŽBA IS RADNICE VERA® UMOŽŇUJE

 

·        snadné a přehledné podchycení evidence došlých i odesílaných dokumentů

·        dodržení hierarchie řízení práce s dokumenty

·        evidenci přijaté pošty

·        skenování dokumentů a připojování příloh ve standardních formátech, vč. hromadného skenování

·        evidenci dokumentů dle čárového kódu, včetně tisku na dokumenty a obálky při jejich vypravení

·        zpracování odpovědí na přijaté dokumenty

·        vytváření vlastních dokumentů, včetně hromadné korespondence

·        tvorbu a využívání vzorů s hlavičkou města či úřadu

·        tvorbu předávacích protokolů při kolování dokumentů v rámci úřadu

·        předávání dokumentů a spisů mezi zpracovateli a odbory, včetně tisku předávacích protokolů

·        přehledné ukládání dokumentů do spisů, včetně tisku soupisu obsahu spisu

·        evidenci oprávněných úředních osob u každého správního spisu, včetně jejich historie

·        nastavení požadovaného způsobu číslování spisů

·        nastavení požadovaného vzhledu řetízku čísla jednacího a spisové značky

·        sledování včasného vyřízení dokumentů nadřízeným pracovníkem

·        tisk podacího deníku, rejstříku jmenného i věcného

·        přehlednou evidenci uzavřených spisů ve spisovně a zjednodušení spisového a skartačního řízení

·        správné provedení skartace či archivaci dle platných spisových a skartačních znaků

·        vytváření statistických přehledů o počtu vyřízených dokumentů na odborech

·        tisk adres na různá poštovní média i pomocí upravitelných vzorů

·        propojení na e-podatelnu – elektronický příjem a odesílání dokumentů, včetně jejich el. podpisu dle platné legislativy

·        komunikaci s frankovacím strojem při vypravování dokumentů

 

 

 

 

SPISOVOU SLUŽBU IS RADNICE VERA® MOHOU VYUŽÍVAT VŠICHNI PRACOVNÍCI ÚŘADU

 

·       pracovníci centrální podatelny úřadu pro příjem, evidenci, rozdělení a následné vypravení (odeslání) dokumentů úřadu

·       pracovníci pobočkové či odborové podatelny pro příjem dokumentů úřadu

·       vedoucí odborů, kteří určují zpracovatele přijatých dokumentů, dohlížejí na jejich řádné vyřízení, dodržení stanovené lhůty k vyřízení, podepisování a odeslání dokumentů

·       zpracovatelé, kteří přidělené dokumenty vyřizují, vytvářejí dokumenty vlastní včetně jejich evidence ve spisech dle zásad pro tvorbu spisu

·       pracovníci spisovny úřadu, kteří vedou evidenci uzavřených spisů předaných od odborů a zodpovídají za správné provedení jejich skartace či archivace

·       tajemník úřadu, kterému slouží především pro celkový přehled o oběhu dokumentů v rámci úřadu a stavu jejich vyřízení

 

 

REFERENCE

 

Praha 4, Bruntál, Kopřivnice, Otrokovice, Třebíč, Uherské Hradiště, Humpolec a další