AGENDOVÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM STÁTNÍ BÁŇSKÉ SPRÁVY.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Radim Mžyk
Titul: Ing.
Funkce: ředitel sekce
E-mail: radim.mzyk@cbusbs.cz
Telefon: 221 775 357
Adresa: Kozí 4, Praha 1
Úřad/firma: Český báňský úřad
Soutěžní kategorie centrální úřady
B - PROJEKT
Název projektu: Agendový informační systém státní báňské správy
Lokalita:
Projekt zahrnuje území celé České republiky s cílem elektronické komunikace s občany České republiky, orgány státní správy
Cíl:
Hlavním cílem projektu bylo vytvořit informační systém, který umožní subjektům komunikujícím se státní báňskou správou úplnou elektronizaci (úplné elektronické podání). Dalším záměrem bylo propojení jednotlivých informačních systémů poskytovaných orgány státní správy do systému Agendového informačního systému státní báňské správy (dále jen „AIS SBS“) jako služby GIS a data poskytované ČUZK, základních registrů apod. Nedílnou součástí projektu bylo rovněž zajištění sjednocení přístupu k aplikaci právních předpisů a správních řízení ze strany jednotlivých obvodních báňských úřadů. Další přínos se očekával od sjednocení databází tvořených při úřední činnosti na základě zákona a přístupu do těchto databází jednotlivým určeným zaměstnancům v rámci celé státní báňské správy za podmínek dodržení GDPR. Dalším podstatným záměrem bylo usnadnění a tím urychlení správního řízení a kontrolní činnosti např. v oblasti určení účastníků řízení za využití externích datových služeb ostatních orgánů státní správy v rámci státní báňské správy (dále jen „SBS“). Jako výchozí bod pro AIS SBS bylo požadováno zajištění základních agend, které zajišťuje SBS a k tomu odpovídající veřejný portál pro možnost úplného elektronického podání včetně řádné nápovědy k postupu podání a aktuálních informací týkajících se elektronického podání. Daný systém měl vyřešit rovněž návaznosti mezi jednotlivými agendami, vnějšími datovými zdroji (základní registry, ČÚZK), avíza ke lhůtám atd.
Cílová skupina:
Systém je rozdělen na dvě hlavní části: externí (využívají především občané, fyzické a právnické osoby spadající pod působnost SBS, státní instituce a ostatní správní orgány) a interní (sloužící výhradně pro činnost úřadu – tj. Českého báňského úřadu a 8 obvodních báňských úřadů).
Provozovatel:
Český báňský úřad
Realizátor:
Asseco Central Europe, a.s.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. AIS SBS sjednotil postupy na všech 8 báňských úřadech v ČR. Systém je nastaven tak, aby uživatel systému prováděl procesní úkony přesně podle zákonů nebo interních předpisů. Systém usnadňuje práci uživateli například tím, že uživateli předvyplní hodnoty, které již systém má uložené. Dále AIS SBS spolupracuje s okolními systémy a tak má uživatel veškeré potřebné informace na jednom místě.
AIS SBS se stal pomyslným středobodem informačních systémů Státní báňské správy. Toto propojení s sebou nese přidanou hodnotu v jednoduchosti práce s daty. Veškerá autoritativní data jsou uložená v AIS SBS a v případě potřeby je AIS SBS také schopný získat potřebná data z okolních systémů (např. ze spisové služby).
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. SBS nyní využívá AIS SBS jako svůj primární systém a téměř veškerá agenda probíhá v tomto systému. Adresáti činnosti SBS pak oceňují možnosti elektronického podání žádostí.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. V rámci implementace projektu probíhaly konzultace s garanty jednotlivých agend. Garanti zpřesňovali požadavky na funkčnost systému. Garanti z řad SBS byli tedy přímo zapojeni do tvorby systému a získali tak detailní znalost funkčnosti AIS SBS.
Následně probíhala a nadále probíhají školení zaměstnanců SBS garanty jednotlivých agend. Jednotliví zaměstnanci SBS mají metodickou podporu v garantovi agendy, který metodicky koordinuje jednotlivé referenty SBS při běžné práci se systémem.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují. V současné době, kdy uběhla krátká doba od nasazení systému do provozu je obtížné přínosy kvantifikovat ekonomicky.
Hlavním přínosem systému je, že výrazně usnadňuje efektivní využití již existujících informací jednak pro další činnost úřadu, ale také pro snadnější možnost prezentace zjištění, která jsou určena občanům, vládě, či jiným orgánům státní moci. Systém sjednocuje postupy SBS, čímž je činí kvalitnější a efektivnější. Je významným nástrojem pro řízení kvality úřadu, když umožňuje kvalitní vnitřní kontrolu všech procesů. Již nyní se ukazuje, že právě vybudovaný informační systém významně usnadní a zkvalitní výkon kompetencí SBS a usnadní přístup adresátů státní správy ke službám SBS.
S ohledem na uvedené a na poměrně nízké náklady na vybudování informačního systému (ve srovnání s obdobnými systémy) jsme přesvědčeni, že přínosy již nyní převyšují náklady.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Trvalý. AIS SBS byl vyvinut tak, aby byl schopen dlouhodobé udržitelnosti, ať už co se týká možných novelizací právních předpisů, tak aktualizací jednotlivých agend a postupů v rámci SBS z hlediska správné praxe správních orgánů.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano. Využitím AIS SBS bylo dosaženo jednotnosti úkonů SBS. Sjednotily se procesy na jednotlivých obvodních báňských úřadech. Sjednotila se také forma vstupu a výstupů pro klienty a v neposlední řadě jsou veškerá data centralizována. S centralizací dat má ČBÚ komplexnější přehled o činnosti jednotlivých OBÚ, může využívat nové statistiky a lépe plánovat a koordinovat činnosti potřebné pro fungování úřadu. Takové možnosti využití by jistě ocenily i jiné subjekty veřejné správy. V rámci komplexnosti systému jsou data pořizované SBS poskytována digitálně ostatním orgánům státní správy, státním institucím a ostatním subjektům.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
V současné době jsme připraveni podělit se o zkušenosti získané při tvorbě a aplikaci AIS SBS v součinnosti s firmami podílejícími se na tvorbě infomačního systému.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano. Z pohledu uživatelů je možné přistupovat k systému různými zařízeními. Systém je tzv. responzivní, to znamená, že je zajištěna funkčnost pro uživatele přistupující přes mobilní zařízení (mobil, tablet) nebo přes prohlížeč na počítači.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Nyní ne.
5. Doplňující informace.
Cílem implementace AIS SBS bylo:
- Podpořit metodickou jednotnost a plnou elektronickou podporu činnosti úřadu.
- Umožnit úplné elektronické podání občanů a organizací v rámci odpovídajících agend a to prostřednictvím veřejného portálu.
- Propojit se s jinými informačními systémy státní správy.
AIS SBS využívá technologie platformy SAMO, kterou vyvinula společnost Asseco Central Europe.
SAMO je softwarová platforma pro realizaci informačních systémů, pro podporu klíčových procesů správců rozsáhlé technické infrastruktury jako jsou města (smart city), správci inženýrských sítí (utility), průmyslové areály nebo pro Státní správu. Nad technickou evidencí na bázi prostorových dat (GIS) podporuje procesy plánování, výstavby, údržby a zajištění provozu.
Pro správnou implementaci této platformy je nejdůležitější znalost prostředí zákazníka, a tohoto jsme se drželi také při implementaci AIS SBS. Zákazník se úzce podílel na specifikaci funkcionalit systému a jeho přítomnost zajistila to, že systém reflektuje jeho vnitřní procesy.
Projekt byl výjimečný svou rozsáhlostí, protože implementace probíhala v rozsahu širokého spektra úkonů prováděného v rámci právních předpisů u orgánu státní správy s působností po celé České republice. Nyní mají pracovníci úřadu kdykoliv vše přehledně na jednom místě.
Projekt samotný neskončil, ale bude pokračovat rovněž v roce 2021 rozvíjením systému a jeho zdokonalováním na základě běžného provozu. Na základě současných zkušeností z provozu systému a situací vzniklou v souvislosti s nákazou COVID – 19 v roce 2020 je možno říct, že bude podstatným způsobem rozvíjen veřejný portál pro možnost plného digitálního podání v roce 2021.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Pro správnou implementaci je třeba znát procesy zákazníka, kterým je poté přizpůsobena platforma SAMO. Nejsložitější částí realizace tedy byla samotná analýza a sjednocení procesů napřič organizacemi. Technická realizace poté vycházela z analýzy, funkcionality systému byly upraveny na jejím základě.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Zmíněná SAMO platforma se osvědčila jako vhodný prostředek při implementaci Agendových informačních systémů. Specifikem tohoto nasazení jsou konkrétní agendy Státní báňské správy, které nelze uplatnit nikde jinde.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Platforma SAMO, na které běží agendový informační systém Státní báňské správy, je využita i na jiných projektech českých i zahraničních.