CLOUDOVÝ PROVOZ EKONOMICKÉHO SYSTÉMU, SPISOVÉ SLUŽBY I KANCELÁŘSKÝCH APLIKACÍ
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Antonín Pospíšil
Titul:
Funkce: starosta
E-mail: pospisil@obec-moravicany.cz
Telefon: 583431022
Adresa: Moravičany 67, 789 82 Moravičany
Úřad/firma: Obec Moravičany
Soutěžní kategorie obce
B - PROJEKT
Název projektu: Cloudový provoz ekonomického systému, spisové služby i kancelářských aplikací
Lokalita: Obec Moravičany
Cíl:
Cílem projektu bylo dosáhnout kompletního převodu veškerých agend a uložišť dokumentů (souborů) do cloudu. Dosažení tohoto cíle vedlo ke značné úspoře nákladů, zejména těch spojených s provozem vlastního serveru, úložišť a dalších prostředků. Jednotliví referenti přistupují k agendám nyní vzdáleně, a to odkudkoliv se rozhodnou. Stejně neomezená je i dostupnost Office produktů a uložišť veškeré dokumentace. Před realizací tohoto projektu byl v kanceláři starosty server a datová uložiště v podobě NAS. Náklady na již zastaralý server a s provozem související zabezpečení byly vysoké a stále více zatěžovaly rozpočet organizace. Projekt díky cloudovému řešení obec této nákladové zátěže zbavil. Vzhledem k potřebě přistupovat k dokumentacím ukládaným řadu let na společné disky, ke kterým měly přístup všechny referentky, bylo nutné vyřešit i problematiku přístupu k těmto dokumentům.
Komplexní řešení se skládalo ze dvou kroků:
Přemístění ekonomických agend a spisové služby do cloudové architektury MS Azure
Zavedení sady aplikací Microsoft 365 pro emailový prostor a datové úložiště
Hlavním výhody jsou tedy:
- minimum HW a služeb k IT na obci
- plnění legislativy na provoz IT a SW dle tzv. cloudové vyhlášky
- garantovaná bezpečnost dat
- předvídatelné náklady na IT
Cílová skupina:
Provozovatel: Obec Moravičany
Realizátor: Gordic spol. s.r.o., ASI informační technologie s.r.o.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře.
Vedení organizace tento projekt velmi podporuje. Jednotlivý pracovníci jsou zaškoleni jak na práci s ekonomickými agendami tak práci s webovým klientem spisové služby.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Odpovídají. Jedná se o cenově dostupné řešení pro komplexní vedení vzájemně propojených agendových i kancelářských nástrojů úřadu v bezpečné cloudové architektuře MS Azure. Jsou garantovány podmínky provozu IS, integrity dat a zálohovací scénáře pro případ jakékoliv havárie.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano. Jedná se o projekt, který mohou využít další obce a města.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Zkušenosti s řešením jsou předávany při diskuzích na různých setkání mikroregionu i starostů.
Dále pak se chystají k realizaci další články a prezentace na setkání zákazníků mající stejný informační systém.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
5. Doplňující informace.
Obec Moravičany přešla na cloudové služby pro ekonomické agendy spisovou službu a Microsoft 365. Jedná se o soubor cloudových služeb na bázi předplatného. Ekonomické agendy jsou dostupné pro všechny referenty, kteří s jednotlivými agendami pracují a to formou vzdáleného přístupu. Jednoduchost přihlášení a obsluha je velkým přínosem pro samotnou práci a velice ji také usnadňuje. Dále Microsoft 365 podporují snadnou týmovou komunikaci, výměnu souborů a propojují samostatné softwarové nástroje s online službami. Každý uživatel získal cloudové úložiště OneDrive o velikosti 1 TB pro své soubory a soubory sdílené mezi sebou. To dovolilo eliminovat souborový server využívaný zejména pro sdílení dokumentů mezi pracovníky úřadu a zároveň tím snížit bezpečnostní riziko napadení ze strany hackerů.
Součástí předplatného je také velký prostor pro E-maily. E-maily jsou umístěny na bezpečných cloudových serverech společnosti Microsoft. Ke svým E-mailům i souborům se tak pracovník úřadu může dostat odkudkoli, třeba i z domova.
Dále velkou výhodou je podpora pro mobilní zařízení s operačními systémy Android i iOS. Díky tomu, tak může starosta pracovat i na cestách.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
V jednoduchosti nasazení a rozjetí veškerých agend a produktů následována úsporou financí a hlavně zabezpečením veškerých dat.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Veškeré řešení je možné použít opakovaně u dalších organizací.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Kompletní převody těchto agend i na velkých organizacích jako jsou města.
KONTAKT
Ing. Tomáš Appl
Tel.:731 515 771, tomas.appl@asi.cz