OK

Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie. Používáním našich služeb vyjadřujete souhlas s naším používáním souborů cookie. Více informací

CLOUDOVÝ PROVOZ EKONOMICKÉHO SYSTÉMU, SPISOVÉ SLUŽBY I KANCELÁŘSKÝCH APLIKACÍ

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení:       Antonín Pospíšil

Titul:                             

Funkce:                        starosta

Odbor/oddělení:          

E-mail:                          pospisil@obec-moravicany.cz

Telefon:                        583431022

Adresa:                         Moravičany 67, 789 82 Moravičany

Úřad/firma:                  Obec Moravičany

 

Soutěžní kategorie        obce

B - PROJEKT

Název projektu:  Cloudový provoz ekonomického systému, spisové služby i kancelářských aplikací

Lokalita:  Obec Moravičany

Cíl:

Kompletní migrace systému pro správu ekonomických, mzdových agend a spisové služby do cloudového řešení MS Azure a zavedení sady aplikací Microsoft 365.
Cílem projektu bylo dosáhnout kompletního převodu veškerých agend a uložišť dokumentů (souborů) do cloudu. Dosažení tohoto cíle vedlo ke značné úspoře nákladů, zejména těch spojených s provozem vlastního serveru, úložišť a dalších prostředků. Jednotliví referenti přistupují k agendám nyní vzdáleně, a to odkudkoliv se rozhodnou. Stejně neomezená je i dostupnost Office produktů a uložišť veškeré dokumentace. Před realizací tohoto projektu byl v kanceláři starosty server a datová uložiště v podobě NAS. Náklady na již zastaralý server a s provozem související zabezpečení byly vysoké a stále více zatěžovaly rozpočet organizace. Projekt díky cloudovému řešení obec této nákladové zátěže zbavil. Vzhledem k potřebě přistupovat k dokumentacím ukládaným řadu let na společné disky, ke kterým měly přístup všechny referentky, bylo nutné vyřešit i problematiku přístupu k těmto dokumentům.

Komplexní řešení se skládalo ze dvou kroků:
Přemístění ekonomických agend a spisové služby do cloudové architektury MS Azure
Zavedení sady aplikací Microsoft 365 pro emailový prostor a datové úložiště
Hlavním výhody jsou tedy:
- minimum HW a služeb k IT na obci
- plnění legislativy na provoz IT a SW dle tzv. cloudové vyhlášky
- garantovaná bezpečnost dat
- předvídatelné náklady na IT

Cílová skupina: 

Pracovníci úřadu

Provozovatel:  Obec Moravičany

Realizátor:  Gordic spol. s.r.o., ASI informační technologie s.r.o.

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

Ano. 

Snížil se náklad za udržování serveru a energie. Je plněna tzv.cloudová vyhláška a zaručena bezpečnost. Kvalitativní přínos spočívá zejména v nepřetržité dostupnosti agendových systémů i kancelářských nástrojů. Pracovníci tak mohou úkon provést z domova či pracovní cesty. Takto dostupné jsou veškeré ekonomické agendy jako je například účetnictví a rozpočet, evidence majetku, správa faktur, kompletní mzdová agenda a v neposlední řadě správa spisové služby.
Vnímají a uznávají uživatelé tento projekt jako prospěšný?
Ano. 
Prostřednictvím webového prohlížeče se dostanou pracovníci nejen ke svým agendám, ale i běžným kancelářským nástrojům (emailový klient, sdílené dokumenty apod.).

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

Velmi dobře. 

Vedení organizace tento projekt velmi podporuje. Jednotlivý pracovníci jsou zaškoleni jak na práci s ekonomickými agendami tak práci s webovým klientem spisové služby.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

Odpovídají. Jedná se o cenově dostupné řešení pro komplexní vedení vzájemně propojených agendových i kancelářských nástrojů úřadu v bezpečné cloudové architektuře MS Azure. Jsou garantovány podmínky provozu IS, integrity dat a zálohovací scénáře pro případ jakékoliv havárie.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?

Jedná se o  projekt trvalý. Cloud se stává stále více upřednostňovanou variantou provozu pro obecní úřady hledající jednoduché a cenově dostupné řešení bez nutnosti investic do pořízení a údržby serverů a komplikované IT infrastruktury.

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

Rozhodně ano. Jedná se o projekt, který mohou využít další obce a města.

  

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Zkušenosti s řešením jsou předávany při diskuzích na různých setkání mikroregionu i starostů.
Dále pak se chystají k realizaci další články a prezentace na setkání zákazníků mající stejný informační systém.

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

 

4.  Open Data

Jedná se o projekt, který využívá Open Data?

 

 

5. Doplňující informace.

Obec Moravičany přešla na cloudové služby pro ekonomické agendy spisovou službu a Microsoft 365. Jedná se o soubor cloudových služeb na bázi předplatného. Ekonomické agendy jsou dostupné pro všechny referenty, kteří s jednotlivými agendami pracují a to formou vzdáleného přístupu. Jednoduchost přihlášení a obsluha je velkým přínosem pro samotnou práci a velice ji také usnadňuje. Dále Microsoft 365 podporují snadnou týmovou komunikaci, výměnu souborů a propojují samostatné softwarové nástroje s online službami. Každý uživatel získal cloudové úložiště OneDrive o velikosti 1 TB pro své soubory a soubory sdílené mezi sebou. To dovolilo eliminovat souborový server využívaný zejména pro sdílení dokumentů mezi pracovníky úřadu a zároveň tím snížit bezpečnostní riziko napadení ze strany hackerů.
Součástí předplatného je také velký prostor pro E-maily. E-maily jsou umístěny na bezpečných cloudových serverech společnosti Microsoft. Ke svým E-mailům i souborům se tak pracovník úřadu může dostat odkudkoli, třeba i z domova.
Dále velkou výhodou je podpora pro mobilní zařízení s operačními systémy Android i iOS. Díky tomu, tak může starosta pracovat i na cestách.

 

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik 

Samotná realizace obnášela kompletní převod ekonomických agend ze serveru umístěného na obecním úřadě do cloudových prostor Azure. Samotný převod a spuštění pro referenty se obešel bez jakýchkoliv problémů. U produktů Microsoft 365 byla nutná registrace a administrace pro jednotlivé kancelářské produkty a předání přístupů pro referenty.

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

V jednoduchosti nasazení a rozjetí veškerých agend a produktů následována úsporou financí a hlavně zabezpečením veškerých dat.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Veškeré řešení je možné použít opakovaně u dalších organizací.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Kompletní převody těchto agend i na velkých organizacích jako jsou města.

KONTAKT

Ing. Tomáš Appl
Tel.:731 515 771, tomas.appl@asi.cz

inPage - webové stránky, doménawebhosting snadno.