ELEKTRONICKÝ PŘÍJEM ŽÁDOSTÍ O DOTACE A DARY Z ROZPOČTU KARLOVARSKÉHO KRAJE.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Daniel Tovth
Titul: Mgr.
Funkce: vedoucí odboru
E-mail: daniel.tovth@kr-karlovarsky.cz
Telefon: 354 222 642
Adresa: Závodní 353/88, 360 06 Karlovy Vary – Dvory
Úřad/firma: Karlovarský kraj, Krajský úřad Karlovarského kraje
Soutěžní kategorie kraje
B - PROJEKT
Název projektu: Elektronický příjem žádostí o dotace a dary z rozpočtu Karlovarského kraje
Lokalita: Karlovarský kraj – jeho obyvatelé a i návštěvníci
Cíl:
Digitalizace příjmu žádostí o dotace vedoucí ke zjednodušení a zpřehlednění procesu podání žádostí občany či firmami i jejich následného zpracování Krajským úřadem Karlovarského kraje. Zároveň bylo cílem zajistit řešení, které umožňuje opakované využití pro jakýkoliv typ žádostí mířících na kraj. Prostřednictvím Portálu občana je zpracováváno více jak 50 dotačních programů včetně např. Kotlíkových dotací III. V praxi se ukazuje, že Portál občana, který byl pro tyto účely využit, je možné pružně modifikovat podle aktuálních potřeb. Například v reakci na onemocnění COVID-19 byly v rámci podpory podnikatelských činností přijímány prostřednictvím tohoto nástroje elektronické žádosti na podporu dopravců v Karlovarském kraji a žádosti o dary z rozpočtu krajského úřadu na podporu ubytovacích zařízení.
Všech cílů projektu se podařilo beze zbytku dosáhnout.
Cílová skupina:
Žadatelé o krajské dotace z řad občanů, firem a institucí v působnosti Karlovarského kraje, návštěvníci z jiných krajů využívající ubytovací zařízení v Karlovarském kraji, referenti a další pracovníci krajského úřadu, kterým zmíněný systém zjednodušil a zefektivnil práci.
Provozovatel: Karlovarský kraj, Krajský úřad Karlovarského kraje
Realizátor: GORDIC spol. s r.o.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Projekt přináší řadu pozitivních dopadů pro občany, firmy i úřad.
Žadatelé (firmy, instituce a občané) získali možnost elektronického vyplnění i podání formuláře. Veškeré vyhlašované dotace a s nimi související formuláře jsou tak pro žadatele dostupné on-line na jednom místě v rámci Portálu občana. Významným přínosem je i automatické vyplnění základních informací a možnost uložení rozpracovaného formuláře, ke kterému se lze kdykoliv vrátit. Vyplněný formulář je možné jedním kliknutím odeslat do agendového systému pro evidenci žádostí. Od tohoto okamžiku je žadateli zobrazen stav řešení konkrétní žádosti. Po schvalovacím procesu zde vidí i částku přidělené dotace.
Úřadu řešení přináší nezpochybnitelné zjednodušení procesů. Elektronická žádost, která na úřad dorazí, je okamžitě uložena přímo v patřičném agendovém systému. Dochází tak k urychlení i eliminaci chyb, které by mohly vzniknout při přepisování všech položek žádostí. Příkladem může být jednoduché ověření identifikace žadatele prostřednictvím informačního systému základních registrů, se kterým je dotační systém propojený. Zároveň je na úrovni dotačního programu nepřetržitě viditelný celkový finanční objem požadovaných, navrhovaných i schválených prostředků. Systém zvyšuje informovanost referentů a pomocí vazby na smlouvy zajišťuje automatické a hromadné generování návrhů smluv, do kterých přenáší v žádostech vyplněné informace.
Systém elektronického příjmu žádostí o dotace umožňuje vyhodnocování podle pořadového čísla. Lze stanovit zvláštní režim příjmu na základě času odeslání žádosti, který si poradí i s výrazně nadstandardním zájmem žadatelů. Pomocí něj byly například v roce 2019 přijaty bez jakýchkoli problémů žádosti o kotlíkové dotace. Jejich počet dosáhl téměř 1100. Výše dosud takto schválených prostředků přesahuje 60 mil. Kč.
V roce 2019 byly zveřejněny formuláře pro elektronické žádosti k 38 dotačním programům Karlovarského kraje. Přijato bylo celkem 3020 elektronických žádostí o dotace. Od ledna 2020 došlo ke zpřístupnění formulářů k 51 dotačním programům a počet přijatých žádostí se prozatím vyšplhal na 2240.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Žadatelé o dotace si celý projekt pochvalují. Nejenže nemusí nyní vážit cestu na úřad a realizovat fyzické podání, ale zároveň získají možnost na jednom on-line místě žádosti předvyplnit a podávat, sledovat stav jejich vyřízení či vidět další vypsané dotační tituly.
Zaměstnanci úřadu nečelí dlouhým frontám nervózních žadatelů o oblíbené dotace (např. kotlíkové), štosům papírových formulářů ani procesům spojeným s přepisem a evidencí veškerých v žádostech obsažených údajů.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Krajský úřad Karlovarského kraje má všechny potřebné informace k systému pro elektronický příjem žádostí o dotace kraje dostupné na webových stránkách http://programy.kr-karlovarsky.cz/. V případě vyhlášení konkrétních programů byly úřadem organizovány semináře. Dalším informačním kanálem jsou pak tištěná i elektronická media, která informují o dotacích i možnosti podání souvisejících žádostí elektronickou cestou.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Odpovídají.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Jednoznačně se jedná se dlouhodobý projekt. Krajský úřad přijímá kromě dotací se specializovanými portály touto cestou veškeré žádosti o dotace, a to programové a individuální. Nově také žádosti o dary.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano. Projektem se mohou inspirovat všechny subjekty veřejné správy, kterých se dotýká problematika vyhlašování dotací a sběru s nimi spjatých žádostí.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Ano. Zkušenosti z provozu na Krajském úřadě Karlovarského kraje byly použity při realizaci obdobného projektu na Krajském úřadě Pardubického kraje.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Není možné.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Není možné
5. Doplňující informace.
Karlovarský kraj dlouhodobě naplňuje vize eGovernmentu a popsané řešení je jednoznačně v souladu s nimi. Ostatně celý portál občana, v rámci kterého je elektronické podávání žádostí dostupné, je významným krokem k elektronizaci a zefektivnění komunikace obyvatel a úřadu. Úbytek papírů, odpadnutí nutnosti návštěvy úřadu, elektronické řešení, urychlení a usnadnění procesů – to vše systém pro elektronický příjem žádostí o dotace přináší.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
1. část – Systém pro elektronický příjem žádostí o dotace kraje je založen na webové aplikaci s responsivním designem – Portál občana. Aplikace umožňuje publikaci elektronických formulářů. Vyplnění formuláře (žádosti) je možné až po registraci žadatele. Po vyplnění a odeslání (v rámci této aplikace) jsou žádosti uloženy do agendového systému, ve kterém jsou na krajském úřadě evidovány všechny podle jednotlivých programů kraje. Současně je k žádosti uložen elektronický obraz (žádost ve formátu PDF) a elektronická příloha (elektronická žádost – webový formulář s datovou vrstvou).
2. část – Webová aplikace pro přiřazení pořadových čísel. Pro programy, u nichž je rozhodující čas podání a současně je očekáván vysoký nápor žadatelů, jako jsou například kotlíkové dotace, je formulář žádosti administrován tak, že nedojde k přímému odeslání do agendového systému. Vyplněním žádosti je žadateli povoleno v určený čas požádat o pořadové číslo, které je následně přiřazeno dříve vyplněné žádosti. Tím je zajištěna spravedlnost a transparentnost celého procesu.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Toto řešení je kompletně použitelné opakovaně, a to i u ostatních krajských a městských úřadů.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Obdobné projekty byly také realizováno na Krajském úřadě Pardubického kraje, na Městském úřadě Cheb a na Magistrátu města Pardubic. Všechny tyto projekty byly realizovány v mnohem menším rozsahu než na KÚ Karlovarského kraje.
KONTAKTY
RNDr. Pavel Menšík
pavel_mensik@gordic.cz
GORDIC spol. s r.o., www.gordic.cz