OK

Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie. Používáním našich služeb vyjadřujete souhlas s naším používáním souborů cookie. Více informací

ELEKTRONIZACE DOTACÍ II

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení:       Vladimír Klein

Titul:                             Bc.Ing.

Funkce:                        vedoucí oddělení

Odbor/oddělení:          Odbor informačních technologií/Oddělení provozu služeb

E-mail:                          v.klein@olkraj.cz

Telefon:                        732 150 764

Adresa:                         Jeremenkova 1191/40a 779 00 Olomouc

Úřad/firma:                  Krajský úřad Olomouckého kraje

 

Soutěžní kategorie        kraje

B - PROJEKT

Název projektu:  Elektronizace dotací II

Lokalita:  území Olomouckého kraje

Cíl:

Plná elektronizace komunikace občana (firmy, obce) s krajským úřadem v oblasti dotací. Tento projekt staví na dřívějším projektu, který jako jeden z prvních v rámci úřadů řešil na KÚOK elektronický sběr žádostí o dotace z rozpočtu Olomouckého kraje. Hlavním cílem je elektronizovat kompletně celý proces týkající se žádostí o dotace, najít veškeré oblasti, které se zatím nedařilo řešit elektronickou cestou, zavést v co největší míře automatizaci a zavést  systém upozorňování na některé požadované stavy žádostí.

Mezi hlavní cíle projektu patří především:
- Umožnit žadateli o dotace přihlásit se do systému pro sběr žádostí o dotace na KÚOK prostřednictvím NIA a to i pro právnické osoby, kde se využívá tzv. spojení účtů.
- Umožnit žadateli o dotace využít svůj elektronický podpis a žádost při odeslání z prostředí dotačního portálu, elektronicky podepsat.
- Zprůhlednit, zdokumentovat a vnést maximální míru objektivity do procesu hodnocení žádostí, a to díky automatickému hodnocení žádostí v první fázi hodnocení na KÚOK.
- Umožnit žadateli o dotace podávání vyúčtování dotací elektronickou cestou včetně možnosti podávání oprav vyúčtování s tím, že formulář oprav je vždy předvyplněn daty z předchozího podání. Navázání dotačního portálu v rámci vyúčtování dotací na spisovou službu, pro snazší práci s těmito daty pro zpracovatele dotací na KÚOK.
- Přímé napojení na ekonomický informační systém krajského úřadu s možností plného využití pořízených dat, kde probíhá nejen elektronické zpracování žádosti ale i elektronické podání, až do případného vytvoření smlouvy s příjemcem dotace. Včetně vazeb na rozpočet, kontrolu oprávněnosti, účtování atd.
- Rozšířit možnosti předvyplnění údajů ve formulářích dat.
- Zapracovat do systému kontrolní mechanismy, jak na straně formulářů pro žadatele, tak na straně zpracování žádostí na KÚOK.
- Umožnit uložit rozpracovanou žádost i vyúčtování žádosti v dotačním portále a pro další editaci se připojit z libovolného zařízení.
- Zavést upozornění, ve formě zpráv pro příjemce dotací,  na termín, do kdy je nutné podat vyúčtování dotace.
- Zavést upozornění ve formě emailových zpráv v případě, že podepsaná smlouva není zveřejněna v registru pro zpracovatele žádostí na KkojÚOK.

V další etapě je projekt připraven i pro případnou elektronizaci libovolných agend.

Cílová skupina: 

Jak již bylo uvedeno výše projekt je svým charakterem určen primárně pro občany, firmy a orgány veřejné správy Olomouckého kraje, kteří jej využívají pro vlastní zpracování a podávání žádostí včetně získávání informací o stavu vyřízení žádostí, přehledu vlastních žádostí atd. a v následujících etapách i řešení dalších agend.

Další cílovou skupinou jsou pracovníci krajského úřadu, kteří se zabývají zpracováním přijatých žádostí a jejich vyřizováním v dalších agendách IS bez nutnosti opakovaného pořizování dat do systému.

Vzhledem k tomu, že je projekt připraven pro další možná využití cílová skupina se rozšiřuje prakticky na občany celé ČR, popř. EÚ, jejichž záležitosti budou spadat pod působnost Olomouckého kraje, popř. využijí např. svých práv na získání informací apod.

Provozovatel:  Krajský úřad Olomouckého kraje

Realizátor:  GORDIC spol. s r.o.

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

Ano. 

Účinek projektu je jak kvantitativně, tak kvalitativně prokazatelný.

Kvantitativně
- je možné vyjádřit procentuální navýšení podání žádostí o dotace a vyúčtování dotací pouze elektronickou cestou.
- je možné doložit nižší časovou náročnost v rámci zpracování žádostí o dotace, jejich vyhodnocení a zpracování vyúčtování dotací na straně úřadu

Kvalitativně
- Předvyplněné žádosti o dotace a předvyplnění dat ve formuláři vyúčtování dotace
- Upozornění žadatelům o dotace skrze emailové zprávy na termíny podání vyúčtování dotací
- Možnost žadatelem o dotace využít pro autentizaci účty NIA
- Elektronický příjem vyúčtování dotace včetně napojení na spisovou službu úřadu s možností opravy, kdy pro případ opravy je vyúčtování již předvyplněno
- Automatické hodnocení dotace v první fázi na straně úřadu, tedy vyaloučení jakékoliv zaujatosti v této fázi hodnocení
- Automatické upozornění zpracovatelům dotací na straně úřadu na nezveřejnění smlouvy v registru

Zamýšleného cíle projektu bylo dosaženo ve všech směrech:

Transparentnost:

-  Veškeré operace v systému jsou logovány a je možno dohledat historii i případně i čas jednotlivých operací a to včetně zodpovědné osoby. Jedná se o jednotlivé úkony při podávání a přijímání žádosti i následné kroky jejího dalšího zpracování.
-  Po přihlášení do systému má žadatel k dispozici přehled o stavu jím podávaných žádostí, popř. formuláře vyúčtování žádostí včetně oprav vyúčtování, přičemž uživatel může pro přístup do systému použít NIA účet a odpadá tak nutnost pro uživatele si pamatovat přihlašovací údaje.
-  Žádosti o dotace jsou v první fázi hodnocení hodnoceny automatizovaně systémem.

Dostupnost:

-  Systém je dostupný na stránkách krajského úřadu prostřednictvím internetu s využitím všech běžných prohlížečů včetně mobilních zařízení. Není nutná další instalace na klientské stanici a žadatel může žádost i vyúčtování dotace zpracovávat střídavě z libovolného zařízení. Po přihlášení do systému má k dispozici všechny své podklady i rozpracované materiály a veškeré žádosti i vyúčtování může podepisovat a zasílat na úřad přímo v systému.
-  V případě úpravy formuláře žádosti v průběhu doby sběru je umožněno aktualizovat uživateli rozpracovaný formulář na serveru bez nutnosti nového pořizování dat. V případě oprav u formuláře vyúčtování dotace je umožněno vytvořit nové podání s tím, že data ve formuláři dostane uživatel již předvyplněny.

Integrace:
-  Systém je přímo integrován s informačním systémem kraje a zpracování žádosti plynule pokračuje v dalších modulech. Od evidence do spisové služby, přes vyhodnocení, přidělení příslušné částky z rozpočtu, vytvoření smlouvy a zaúčtování celého procesu.

Vazba na centrální číselníky a kontroly:
-  Aplikace je napojena na centrální číselníky, které se nabízí uživateli a Zabezpečuje i přebírání údajů a tím omezení chyb vyplývajících např. z chybně uvedeného názvu organizace apod.
-  Systém obsahuje kontrolní mechanismy na různých úrovních od definice povinných položek, po různé logické vazby a to ve vlastní aplikaci tak i v jednotlivých formulářích.
-  Systém kontroluje zveřejnění podepsaných smluv v registru a v případě nesrovnalostí informuje skrze emailovou avizaci zpracovatele dotací na KÚOK.

Možnost konfigurace a přístupová práva – ochrana osobních údajů:
- Přístupová práva jsou administrována v návaznosti na celý informační systém úřadu. Konfigurací lze přidělit jak různé přístupy tak přizpůsobit i uživatelské prostředí – strukturu menu apod.
- Uživatelům se zobrazují pouze údaje, ke kterým mají oprávnění.
Vnímají a uznávají uživatelé tento projekt jako prospěšný?
Ano. 
Především mladší generace z řad žadatelů upřednostňuje plnou elektronizaci bez nutnosti tisku formulářů a možnosti elektronicky je podepsat a zaslat na úřad. Taktéž upozornění na termíny jsou vítaným vylepšením.
Na straně úřadu dochází k zjednodušení práce v rámci hodnocení žádostí o dotace. Informace z elektronických formulářů jsou zadány ve spisové službě a probíhá automatická kontrola povinnosti zveřejnění smluv v  registru.

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

Velmi dobře. 

Pro žadatele jsou nové možnosti zapracovány do dokumentu zásad k dotacím. Zároveň krajský úřad připravuje školení pro žadatele dotací (závisí ovšem na epidemiologické situaci).
Pracovníci, kteří se systémem pracují, se přímo podíleli na realizaci a přípravě projektu. Pracovníci na straně KÚOK se účastní školení před spuštěním dotačních programů.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

Odpovídají. Vybudovaný systém není jednorázovou investicí, nové funkčnosti budou použity i v následujících letech v rámci dotačních programů. Elektronizace dotací II navazuje na již realizované projekty, které zhodnocuje a dále rozšiřuje informační systém Olomouckého kraje v souladu s myšlenkami a cíli eGovernmentu – přiblížit úřad občanům.

- Přebíráním podkladů z jednotlivých žádostí do informačního systému k dalšímu zpracování, bez nutnosti jejich přepisování je výrazně omezena chybovost zpracování žádostí a dochází k úspoře času při zadávání.
- Systém elektronických kontrol a upozornění zabezpečuje minimalizaci chybně vyplněných žádostí a tím pádem i omezení formálních zamítnutí popř. další komunikace nutná k doplnění nebo úpravě podkladů.
- Systém zavádí automatizaci v oblasti hodnocení žádostí, což zkracuje nutnou časovou náročnost na zpracování a hodnocení dotací.
- Žadatelé mohou systém využívat i mimo pracovní dobu úřadu. Nutnost osobní návštěvy žadatelů na úřadě je zcela eliminována.
- Žadatel získává online přístup do systému a má v každém okamžiku přehled o stavu své žádostí.
- Systém rovněž umožňuje evidenci času podání žádosti, logování veškerých operací a je proto významnou pomůckou při vyhodnocování žádostí, u nichž je např. pořadí podání rozhodující.
- Elektronickým podáním jak žádostí, tak vyúčtování žádosti se výrazně sníží zátěž na přepážkách úřadu.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?

Jedná se o projekt s dlouhodobým až trvalým účinkem. Veškeré nově zavedené funkčnosti budou použity bez vynaložení dalších nákladů v rámci dotačních programů i v následujících letech.
Projekt navazuje na předchozí projekty – např. elektronická evidence smluv, elektronická spisová služba atd. a zapadá tak do dlouhodobé koncepce elektronizace Olomouckého kraje.
V případě potřeby je možné na základě změny konfigurace a uživatelských nastavení reagovat na aktuální potřeby a změny vedených agend.  Celé řešení je možné provázat i se systémy třetích stran, ať již zveřejněním prostého odkazu, nebo s využitím rozsáhlých možností integrace.
Jak již bylo uvedeno výše, projekt vytvořil základ pro kompletní systém elektronické komunikace úřadu s občanem, firmami i ostatními orgány veřejné správy.

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

Rozhodně ano. Každý subjekt veřejné správy komunikuje s občany, firmami i ostatními subjekty veřejné správy. Cílem eGovernmentu je co největší usnadnění a zjednodušení této komunikace a maximální zvýšení dostupnosti bez nutnosti osobní návštěvy úřadu a omezení dle úředních hodin. K naplnění tohoto cíle je možno zvolit, právě řešení Olomouckého kraje. Řešení je možno přizpůsobit pomocí konfigurace konkrétnímu úřadu, dle jeho priorit a povinností a rozsahu zpracovávaných agend.

  

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Ano byly. Již částečně byly a ještě budou. Dodavatel nové funkčnosti představuje a aktuálně nabízí i ostatním svým zákazníkům. Dílčí funkčnosti jsou prezentovány dodavatelem na různých konferencích a setkáních. Pro další optimalizaci a umožnění co nejlepšího využití je nezbytné sdílet nabyté zkušenosti s ostatními, a zapracovávat do řešení jejich náměty a postřehy.

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Ano. Vícekanálový přístup byl jedním z hlavních požadavků a cílů projektu.
Mezi možné způsoby přístupu patří
- Internet – klasické PC, Notebooky
- Internet – mobilní zařízení
- Moduly systému GINIS – ruční zadání,
- V odůvodněných případech osobně v papírové podobě,
- V odůvodněných případech XML dávkou – např. při vstupu z jiného systému.
V souvislosti s přístupem je nutno zmínit i to, že dostupnost systému úzce souvisí se způsobem autentizace, kde je možno se do systému přihlásit z webových stránek Olomouckého kraje. Zároveň je však systém připraven i na realizaci přístupu z Portálu občana MV s využitím již zadané autentizace.

 

4.  Open Data

Jedná se o projekt, který využívá Open Data?

Nyní ne ale bude.
V aktuální verzi tato možnost není. Nicméně se na KÚOK pracuje na dalším projektu, jehož cílem bude zobrazení umístění dotací v mapě a generování sad opendat s ohledem na ochranu osobních údajů a GDPR.

 

 

5. Doplňující informace.

Základní strategií celého projektu je zachování koncepčního směru budování informačního systému kraje, tak aby jednotlivé dílčí kroky na sebe navazovali a byla využita elektronizace v maximální míře.

Projekt je výjimečný především svým rozvojovým potenciálem a z toho, že vycházelo z přímého kontaktu s každodenní praxí. V rámci vývoje a implementace, většina nových funkčností a procesů byla navržena zaměstnanci úřadu tak, aby byly využity co nejvíce technologie a software, které úřad již vlastní.
Do procesu návrhu byly zapojeni pracovníci, kteří s programem přímo pracují, zodpovídají dotazy uživatelů a zajišťují jim podporu.

V rámci projektu se daří naplňovat prakticky všechny stanovené cíle. Zároveň se tak podařilo přepracovat základ pro řešení kompletního komunikačního rozhraní s ostatními subjekty do plně elektronické formy
Jak bylo uvedeno výše systém je rovněž připraven k dalšímu rozvoji dalších elektronických agend a naplňování povinností kraje.

 

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik 

Řešení využívá standardních modulů informačního systému GINIS, a to především v jeho nejnovější podobě webového klienta modulu Portál občana Gordic. Vlastní implementace spočívala víceméně v jeho konfiguraci dle požadavků Olomouckého kraje a jeho napojení na procesy zákazníka. Zde musíme ocenit aktivní zapojení pracovníků kraje. Záměr řešit tento projet v uvedeném rozsahu byl již od jeho zahájení. Realizace však byla od počátku závislá na vzniku adekvátní legislativy a příslušných autentizačních prostředků. Kromě správné autentizace občanů bylo nezbytné dořešit i autentizace právnických osob a jejich zastoupení fyzickou osobou. Do budoucna očekáváme další vývoj umožněný vnikem dalších legislativních opatření v rámci DEPO. Jedním se zásadních bude řešení fikce podpisu.

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Projekt úzce souvisí s rozvojem elektronizace veřejné správy a je jedním z kroků mířícím k plné digitalizaci procesů. Hlavním přínosem je, že systém umožňuje plně elektronické vyřízení žádostí o dotace bez nutnosti osobní návštěvy na úřadě v souladu s platnou legislativou. Zároveň je systém plně provázán na další procesy organizace. Při řešení autentizace bylo i velkým přínosem umožnění využití bankovní identity při autentizaci.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Vzhledem k tomu, že je celé řešení postaveno na standardních modulech dodávaného informačního systému a je do velké míry legislativně závislé je řešení opakovatelně použitelné. Specifické je především určení a optimalizace procesů workflow dokumentů dle konkrétního zákazníka a jeho zvyklostí, které je nutno přizpůsobit lokálním požadavkům i zvyklostem.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Mezi organizace, které podobné projekty realizují patří především krajské úřady. Částečně se žádostem o dotace věnují i ORP. Olomoucký kraj však patří mezi průkopníky elektronizace dotačních žádostí a již od začátku se podílel na vzniku celého záměru.

KONTAKTY

Jiři Kotisa, ved. GORDIC VAR
FPO s. r.o., Smetanova 4, 678 01 Blansko
Tel.: +420 516 418 763
www.fpo.cz, www.gordic.cz,

inPage - webové stránky, doménawebhosting snadno.