OK

Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie. Používáním našich služeb vyjadřujete souhlas s naším používáním souborů cookie. Více informací

Elektronizace oběhu faktur a schvalovacího procesu.

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení:       Dagmar Soukupová

Titul:                             PhDr.

Funkce:                        tajemnice Městského úřadu Kolín

Odbor/oddělení:          vedené města

E-mail:                       dagmar.soukupova@mukolin.cz

Telefon:                       321 748 211

Adresa:                        Karlovo náměstí 78, 280 12 Kolín 2

Úřad/firma:                Městský úřad Kolín

Soutěžní kategorie města

B - PROJEKT

Název projektu: Elektronizace oběhu faktur a schvalovacího procesu

Lokalita: město Kolín

CÍL: V době, kdy téměř polovina faktur přichází na úřad v elektronické podobě datovou schránkou nebo emailem, je značně neekonomické tyto faktury tisknout a zajišťovat jejich oběh v analogové podobě. Cílem projektu je zabezpečit úplné elektronické podání faktur a nastavit elektronický schvalovací proces pro rozpočtové výdaje tak, aby veškeré podklady byly oprávněným pracovníkům k dispozici v elektronické podobě bez nutnosti jejich fyzického předávání a tím zajistit zefektivnění práce zaměstnanců úřadu, snížit náklady na tisk dokumentů a nároky na úložné místo fyzických dokumentů k archivaci.

Cílová skupina: Pracovníci Městského úřadu Kolín, dodavatelé Městského úřadu Kolín

Provozovatel: Městský úřad Kolín

Realizátor: GORDIC spol. s r. o.

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

Ano. Zásluhou nastavených procesů se výrazně snížila administrativní zátěž pracovníků naší podatelny, kteří již nemusí došlé elektronické faktury tisknout, nyní pouze zapíší jejich doručení. Současně je zápis usnadněn vytěžením některých údajů z došlého elektronického podání a automatickým přiložením elektronického obrazu ke kartě dokumentu.

Zavedení elektronického schvalování rozpočtových výdajů tento proces významně urychlilo. Nyní není potřeba přenášet fyzické dokumenty mezi jednotlivými budovami úřadu. Veškeré podklady jsou k dispozici v rámci aplikace, ve které uživatel vidí dokumenty, které mu byly předány ke schválení v elektronické podobě.
Na finančním odboru se snížily nároky na úložné místo spojené s archivací ekonomických dokumentů.

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

 Ano. Pracovníci našeho úřadu přivítali hlavně urychlení celého schvalovacího procesu. Dá se říci, že přijatá faktura může být schválena a zaplacena během několika minut. Jako další výhodu vnímají to, že mají veškeré faktury a objednávky v elektronické podobě k náhledu i zpětně po jejich schválení a není nutné je dohledávat v archivu ve fyzické podobě.

 

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

Všichni zaměstnanci, kterých se projekt týká, byli proškoleni. Ovládání aplikace určené pro schvalování je velmi intuitivní.

 Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

Odpovídají. Zavedením elektronického oběhu faktur znatelně snižuje provozní náklady spojené s tiskem dokumentů. Zároveň dochází k úspoře času zaměstnanců při administrativních úkonech spojených se schvalováním rozpočtových výdajů.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?

Dlouhodobý. Lze předpokládat trvalé využití elektronických nástrojů.

 

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

Rozhodně ANO.  Uvedené řešení může přinést stejné výhody, které byly popsány, i ostatním subjektům veřejné správy.

  

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Ano byly. Zkušenosti s elektronickým oběhem faktur byly prezentovány některým okolním městům.

 

 

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Elektronické podání faktur je možné realizovat z datové schránky nebo z e-mailu.

4.  Open Data

Jedná se o projekt, který využívá Open Data?

 Ne

 

5. Doplňující informace.

-    Elektronické podání faktur je realizováno v systému GINIS, který je napojen na systém datových schránek a také na e-mailovou schránku určenou pro zasílání faktur. Faktury, které přijdou fyzicky, jsou označeny štítkem s identifikátorem v podobě čárového kódu. Následně jsou vloženy do skenovací linky a skeny dokumentů jsou pak dle identifikátoru automaticky vloženy do systému jako elektronické obrazy faktur.

Elektronický schvalovací proces probíhá jak u faktur, tak i u objednávek. Uživatel, který zahajuje schvalovací proces, definuje workflow a vygeneruje v systému elektronickou průvodku dokumentu, ke které postupně připojují schvalovatelé elektronický podpis.

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik

Při realizaci jsme se potýkali s tím, že většina referentů, kteří ověřují věcnou správnost faktur a tudíž jsou součástí schvalovacího procesu, nemá elektronický podpis. Podařilo se to vyřešit tak, že tito uživatelé pouze označí v aplikaci dokument za schválený a tím se provede jednak zápis do historie dokumentu a jednak ho tím posunou do dalšího kroku schvalovacího procesu.

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Inspirací může být úplné elektronické podání faktur, kdy faktury přicházející na úřad v elektronické podobě není potřeba tisknout.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Toto řešení je použitelné opakovaně i na jiných městských úřadech. V rámci systému GINIS je možné přizpůsobit nastavení a metodiku konkrétním požadavkům uživatele.


Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Elektronický oběh faktur a elektronický schvalovací proces – kraj Vysočina – celý úřad

Elektronický oběh ekonomických dokumentů a elektronický schvalovací proces – Pardubický kraj – celý úřady

inPage - webové stránky, doménawebhosting snadno.