Konverzní pošta – nový způsob zasílání úředních dokumentů
Nahrazování komunikace v listinné podobě komunikací elektronickou je nezvratný trend, přesto stále zůstává významné množství zejména fyzických osob, ale i podnikatelských subjektů, které z různých důvodů nemají zájem nebo možnost přijímat komunikaci v elektronické podobě.
Hybridní pošta i pro úřady
Orgány veřejné moci mají v současné době již všechny procesy nastavené na elektronickou přípravu a evidenci dokumentů, což znamená, že jejich vyhotovení v listinné podobě a odesílání klasickou poštou je velmi nákladné. Velké firmy tuto situaci již řadu let řeší tzv. hybridním režimem odesílání dokumentů, kdy je písemnost vytvořena a odeslána v elektronické podobě poskytovateli hybridní pošty, který ji vytiskne, zaobálkuje a předá k poštovní přepravě.
Tento způsob odesílání dokumentů nebyl donedávna využitelný pro orgány veřejné moci, bránila tomu legislativa, která nepočítala s hromadným konvertováním většího množství písemností z elektronické do listinné podoby najednou. Autorizovaná konverze dokumentů, tedy ověřené převedení dokumentu z elektronické do listinné podoby nebo naopak z listinné do elektronické podoby, byla dříve možná pouze za aktivní účasti ověřující osoby. Situaci změnila úprava legislativy, která zavedla možnost provádět autorizovanou konverzi dokumentů také automatizovaně.
Česká pošta jako přirozený partner úřadů pro hybridní doručování
Automatizovanou konverzi dokumentů mohou provádět kontaktní místa veřejné správy. Česká pošta patří mezi kontaktní místa veřejné správy, zároveň disponuje zavedenou službou hybridní pošty a také umí zajistit následné doručení písemností v listinné podobě. Z tohoto důvodu je tedy přirozeným partnerem úřadů pro tuto službu.
Od května 2020 nabízí Česká pošta jako první na trhu službu založenou na automatizované konverzi dokumentů, a to pod obchodním názvem Konverzní pošta. Jedná se o komplexní službu, která orgánům veřejné moci umožní vyhotovovat veškerou korespondenci plně elektronicky a využívat jednotného rozhraní pro odesílání zásilek v elektronické podobě všem adresátům, bez ohledu na to, zda mají nebo nemají datovou schránku.
Princip Konverzní pošty spočívá v tom, že orgán veřejné moci odešle do dedikované datové schránky České pošty písemnost v elektronické podobě, která má být adresátovi doručena jako listina. Role České pošty v procesu odesílání dokumentů adresátům spočívá v převedení elektronických dokumentů do listinné podoby prostřednictvím automatizované konverze, jejich zaobálkování a následné odeslání listinné zásilky adresátovi. Odesílatel poté obdrží doklad o doručení písemnosti, nebo potvrzení o nemožnosti písemnost doručit a případné důvody nedoručení. Informace o doručení, nebo nedoručení zásilky se automaticky načítají do systému spisové služby orgánu veřejné moci.
Schéma služby
Přínosy pro orgány veřejné moci
Služba Konverzní pošta přináší orgánům veřejné moci řadu pozitiv. Především získají možnost využít komplexní řešení, tedy jednotné rozhraní pro zasílání zásilek všem adresátům bez ohledu na to, zda mají datovou schránku nebo nikoliv. Tím, že bude podstatně zjednodušen proces odesílání zásilek adresátům a odpadne nutnost fyzického předání zásilek k poštovní přepravě, dojde ke zvýšení efektivity veřejné správy v oblasti přípravy a odesílání písemností.
V neposlední řadě přinese Konverzní pošta orgánům veřejné moci nezanedbatelné finanční úspory. Úbytek nákladů orgánů veřejné moci bude spočívat především v úspoře nákladů na tisk, tedy na pořízení a provoz tiskových technologií, i na další materiál, jako je papír a obálky. Zásadní úspory může přinést odstranění nutnosti lidské práce na úřadech při převádění elektronických dokumentů do listinné podoby a přípravě zásilek k odeslání.
Celková roční úspora nákladů jednoho průměrně velkého orgánu veřejné moci může dosáhnout až řádu statisíců korun, v závislosti na počtu vypravovaných zásilek.
Vysoká úroveň zabezpečení
Samozřejmostí je plný soulad služby Konverzní pošta s platnou legislativou a vysoká úroveň zabezpečení odesílaných dokumentů. Ke konverzi je využíván speciální papír obsahující zajišťovací prvky, jejichž účelem je zajistit, aby bylo na první pohled zřetelné, že jde o prvopis, resp. stejnopis. Je využita kombinace více ochranných prvků, které podporují prokázání integrity dokumentu. Výstup automatizované konverze je tedy za těchto podmínek ještě více chráněn než výstup konverze neautomatizované či jiný úřední dokument.
Jak službu pořídit
Pokud má orgán veřejné moci zájem využívat službu Konverzní pošta, prvním krokem je uzavření veřejnoprávní smlouvy o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování mezi orgánem veřejné moci a Českou poštou, jakožto kontaktním místem veřejné správy. Další podmínkou pro využívání služby je připravenost elektronické spisové služby na straně orgánu veřejné moci.
Poplatek za službu, tedy za provedení konverze, zaobálkování a předání dokumentu k poštovní přepravě je závislý na počtu listů. Například pro typickou písemnost v rozsahu tří stran činí cena služby necelých 8 Kč bez DPH.
Další informace o službě jsou k dispozici u obchodních manažerů České pošty a na https://www.ceskaposta.cz/sluzby/egovernment/konverzni-posta . Jsme přesvědčeni, že služba Konverzní pošta je dalším významným krokem směrem k prohloubení spolupráce České pošty a veřejné správy.