Digitalizace procesů finanční kontroly.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Helena Lachoutová
Titul: Ing.
Funkce: ředitelka odboru
E-mail:
Telefon: 257 283 135
Adresa: Na Popelce 2/16, Praha 5, 150 06
Úřad/firma: Národní bezpečnostní úřad
Soutěžní kategorie centrální úřady
B - PROJEKT
Název projektu: Digitalizace procesů finanční kontroly
Lokalita: Národní bezpečnostní úřad
CÍL: : Cílem projektu, kterého se podařilo dosáhnout, byla digitalizace procesů finanční kontroly. Realizace vede ke zjednodušení a zpřehlednění finanční kontroly, která je zákonem ustanovena. Cílem bylo v neposlední řadě zajistit naší nepřetržitou kontrolu nad stavem dokumentů, ke které přispěla i avizace e-maily.
Kladně hodnotíme jednoduchost a přehlednost systému, který zaručeně ulehčí práci našim pracovníkům, kteří se finanční kontroly účastní. Patrnou výhodu v tomto směru představuje právě digitalizace, díky níž je na první pohled vidět, kdo již finanční kontrolu vykonal včetně času schválení/neschválení a na kom dokument finanční kontroly „visí“ – koho je potřeba urgovat, a to vše bez zbytečného fyzického obíhání příslušných osob. Zjednodušení a zpřehlednění bylo dosaženo také vytvořením šablon, které se automaticky nabízí dle částky uvedené na faktuře či např. poukazu. Dle intervalu částky jsou dále automaticky určeny osoby, které vystupují v jednotlivých rolích finanční kontroly.
Cílová skupina: Pracovníci zodpovědní za finanční kontrolu úřadu.
Provozovatel: Národní bezpečnostní úřad
Realizátor: GORDIC spol. s r.o.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Z hlediska kvality je prokazatelnost patrná z efektivnějšího, přehlednějšího a prokazatelnějšího postupu při výkonu finanční kontroly. Z hlediska kvantity je evidentní úspora času při zpracování oběhu dokumentů a snížení počtu dokumentů papírových, což vytváří předpoklad budoucí úspory nákladů.
Projekt přináší řadu pozitivních dopadů pro náš úřad.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano, Všichni uživatelé si celý projekt pochvalují. Nejenže nemusíme nyní vážit cestu po úřadu a realizovat fyzické schválení, ale zároveň získáváme možnost na jednom místě žádosti schválit/neschválit, sledovat stav jejich vyřízení či vidět další oběh dokumentu.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Cílová skupina, která je zasažena finanční kontrolou, má všechny potřebné informace k digitalizaci procesů finanční kontroly. V prostorách Národního bezpečnostního úřadu i v prostorách firmy Gordic došlo k několika cyklům školení a k prezentacím systému. Ta obsahovala vysvětlení procesů finanční kontroly v digitální podobě.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Odpovídají. Jednoznačně odpovídají. Jak již bylo řečeno, vzhledem k tomu, že je finanční kontrola ošetřena zákonem, příslušné instituce se jí nevyhnou. Digitalizace procesů nám ušetří náklady díky patrné úspoře času a omezením tvorby dokumentů v papírové podobě.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Jednoznačně se jedná o trvalý projekt z pohledu zákona o finanční kontrole a modernizaci úřadu.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano. Projektem se mohou inspirovat všechny subjekty veřejné správy, kterých se dotýká problematika procesů finanční kontroly vyplývající ze zákona o finanční kontrole.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Zkušenosti z provozu na našem úřadu jsou použity při nasazení obdobného projektu na dalších organizacích.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Přístup nad dohledem dokumentů finanční kontroly lze zajistit pomocí e-mailu či pomocí mobilního telefonu.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Není možné.
5. Doplňující informace.
- Zavedení nového systému či postupu, a je jedno, zda vyplývá z nějakého zákona, vždy vyžaduje potřebné odborníky IT, vývojáře apod., ale také se neobejde bez někoho, kdo věcně zdůvodní jeho potřebnost a hlavně, prosadí realizaci u vedení organizace tak, aby jí to vyhovovalo, tedy na míru. Pokud není dostatek fundovanosti či ochoty v některém z těchto článků, nemá dobrá myšlenka šanci na úspěch.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik
Technické řešení nebylo při realizaci až tak náročné, ale hlavní tíha realizace, ve specifických bezpečnostních podmínkách sítí byla v propojení dvou rozdílných systémů. Je jasné, že pokud zavedení systémů nepředchází analýza, která posuzuje i širší souvislosti, dochází ke zvýšeným nárokům na pracovní zdroje i financování. Následné fungování systémů tomu pak také odpovídá, vše se musí často řešit dvojmo.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Digitalizace procesů finanční kontroly eliminuje případné lidské chyby a průkazně dokládá nastavené postupy, především uspoří čas a náklady.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Domníváme se, že řešení lze používat neomezeně dlouhou dobu a pokud se novelizuje zákon o finanční kontrole, lze ho vždy vhodně inovovat. Všechny dodané aplikace jsou využívány.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?