OK

Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie. Používáním našich služeb vyjadřujete souhlas s naším používáním souborů cookie. Více informací

Robotická automatizace procesů na KÚ Moravskoslezského kraje (robot Karel).

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení:        Martin Vlček

Titul:                             Ing.

Funkce:                         interní auditor

Odbor/oddělení:          

E-mail:                         martin.vlcek@msk.cz

Telefon:                        +420 595622190

Adresa:                        28. října 117, Ostrava

Úřad/firma:                Moravskoslezský kraj, krajský úřad

 

Soutěžní kategorie kraje

B - PROJEKT

Název projektu: Robotická automatizace procesů na Krajském úřadu Moravskoslezského kraje (Robot Karel)

Lokalita: Moravskoslezský kraj

 

CÍL:

Záměrem projektu bylo automatizování vhodných procesů vykonávaných krajským úřadem a využití úspor, které z této automatizace vyplynou. Cílem projektu bylo pořízení softwarového robota, jeho nasazení v prostředí krajského úřadu a využívání výhod z toho plynoucích.

Cílová skupina: 

Primární cílová skupina: zaměstnanci krajského úřadu
Sekundární cílová skupina: veřejnost (fyzické i právnické osoby)

 

Provozovatel: Krajský úřad Moravskoslezského kraje


Realizátor: Krajský úřad Moravskoslezského kraje


 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

ANO, : V rámci projektu byl pořízen software, ve kterém bylo naprogramováno již 13 automatizačních procesů. 12 z nich vypomáhá v činnostech konkrétním odborům krajského úřadu, jeden proces je průřezový a může jej využít každý zaměstnanec. Výčet procesů je uveden . Tento počet není konečný, proces přijímání a vyhodnocování podnětů k automatizaci aktivit a procesů stále probíhá.
Mezi hlavní přínosy projektu patří:
• časová úspora – robot pracuje i v noci a o víkendech (očekávaná časová úspora je uvedena )
• finanční úspora – zaměstnanec, jehož práci nahradí robot, může v rámci úřadu vykonávat jinou práci s vyšší přidanou hodnotou, resp. díky robotovi není potřeba pro rostoucí objem práce přijímat nové zaměstnance nebo nařizovat práci přesčas
• zvýšení kvality poskytovaných služeb - robot nedělá chyby (není unavený, nepřeskočí řádek v tabulce)

  

 

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

Ano. : Zaměstnancům byla technologie představena s tím, že cílem jejího pořízení je především zrychlení procesů a činností, snížení chybovosti, úspora zaměstnanců a možnost jejich převedení na práci s vyšší přidanou hodnotou. Vedoucí odborů i zaměstnanci sami této možnosti prakticky ihned využili a během velmi krátké doby začali podávat podněty k automatizaci. Každý podnět byl vyhodnocen z hlediska přínosů a nákladů a také z hlediska možnosti jeho sdílení napříč úřadem. Také sami zaměstnanci, kterým robot pomáhá, jeho přínos oceňují.

Přímý účinek na veřejnost není na první pohled patrný. Díky využívání robota však dochází ke zrychlení činností v automatizovaných procesech a k eliminaci chyb lidského faktoru, který negativně ovlivňuje délku výkonu procesu, ovšem z pohledu veřejnosti není zpravidla vidět. V jednom z procesů robot žadatelům o kotlíkovou dotaci odesílá e-mail a sms a činí tak i v noci a o víkendu. Poděkování od příjemců pak v takových případech vnímáme také jako ocenění práce robota.

 

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

Velmi dobře. S projektem byli nejprve seznámeni vedoucí odborů, a to prostřednictvím prezentace s praktickou ukázkou. Vedoucí byli zároveň požádáni o pomoc s vytipováním agend vhodných k automatizaci. Tuto informaci vedoucí přenesli na své zaměstnance. Kromě toho jednal s vybranými zaměstnanci přímo projektový (automatizační) tým, tj. interní zaměstnanci, kteří se na projektu podíleli, a to u těch aktivit, které pro automatizaci sám vytipoval.

V průběhu realizace se konají pravidelné měsíční koordinační schůzky realizátorů chytrých projektů (více je popsáno v části D) vedené ředitelem krajského úřadu, na nichž se reportuje a koordinuje jak průběh realizace, tak budoucí vývoj.
Využívání robota bylo rovněž představeno veřejnosti formou tiskové zprávy zveřejněné na webu kraje  i na facebookovém profilu kraje. S používáním robota jsou žadatelé o kotlíkovou dotaci konfrontování také přímo v jednom z automatizovaných procesů, ve kterém jim robot zasílá e-mail.

 

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

Převyšují. Na počátku projektu byla zpracována analýza nákladů a přínosů jednotlivých výrobců technologie RPA s ohledem na její předpokládané využití na krajském úřadu. Pro realizaci projektu byla ve veřejné soutěži vybrána a pořízena technologie UiPath. Stejně tak byly vysoutěženy programátorské práce. Výhodou pořízené technologie je mimo jiné skutečnost, že jak licenci, tak programátorské práce mohou být otevřeně poptávány na trhu a nedochází zde k efektu tzv. „vendor lock“.

Každý automatizovaný proces je již ve fázi podnětu hodnocen jak z pohledu nákladů a přínosů, tak z pohledu možného sdílení mezi odbory. Zároveň je diskutováno využití předpokládaných úspor. Skutečné náklady na vývoj jsou následně porovnávány s těmi předpokládanými. Náklady automatizaci níže uvedených 13 procesů dosáhly 1,3 mil. Kč a zahrnují jak programovací práce provedené externím dodavatelem, tak softwarové licenční poplatky. Díky časové úspoře byly vynaložené náklady kompenzovány již v roce 2019. Od roku 2020 bude krajský úřad jednodušší procesy automatizovat svépomocí, čímž dojde ke snížení nákladů na vývoj a bude možné automatizaci dále rozvíjet. Údržba stávajících automatizací bude prováděna svépomocí.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?

 Trvalý. Nejprve se realizoval pilotní projekt (od listopadu 2018 do ledna 2019), v rámci něhož byly zkoumány vlastnosti této technologie a vyhodnocovány možnosti jejího použití v prostředí úřadu. V rámci pilotního projektu byly automatizovány 3 procesy. V únoru 2019 byla vedena krátká informační kampaň o možnostech technologie RPA a střední management (vedoucí odborů) byl vyzván k vytipování vhodných procesů a činností. Realizační projekt probíhal od února do července 2019, počet automatizovaných procesů se zvýšil na nynějších 13.

Proces hledání procesů vhodných automatizaci probíhá trvale, zaměstnanci mohou automatizačnímu týmu stále zasílat podněty. Již automatizované aktivity průběžně prochází zpětným vyhodnocováním účinnosti, procesy jsou optimalizovány, čímž dochází k dalšímu zvyšování přínosů, zejména časové úspory a zvyšování účinnosti robota. Zároveň jsou hledány a zkoumány možnosti využití dalších technologií a nástrojů jako například Natural language processing nebo Strojové učení (Machine learning).

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

Rozhodně ano. V průmyslu i v bankovním sektoru je dnes robotizace a automatizace procesů běžná. Rozvoj elektronizace a snaha o zkvalitňování poskytovaných služeb dříve či později přiměje i veřejnou správu k tomu, aby automatizovala administrativní procesy a využívala softwarové roboty. Používáním nových technologií může úřad optimalizovat veřejné a sociální služby a zajistit jejich větší efektivitu a dostupnost. Lidé tak budou moci komunikovat a vyřizovat svoje záležitosti rychle, pružně a efektivně.
Robotická automatizace procesů se na tomto cíli podílí tak, že díky úspoře času, který zaměstnanec nestráví vykonáváním rutinních, zdlouhavých a neefektivních činností, a také díky snížení chybovosti při těchto činnostech může být občanovi či podnikateli mnohem rychleji a kvalitněji poskytnuta služba.

 

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

 ANO BYLY. Využívání robotické automatizace procesů na krajském úřadu bylo opakovaně prezentováno na konferencích zaměřených na veřejnou správu, např. v dubnu 2019 v rámci příspěvku Potřebuje interní auditor ve veřejné správě znát metody a nástroje řízení . V říjnu 2019 bylo zapojení robota do činnosti krajského úřadu prezentováno na dvou konferencích pořádaných VŠB-TU Ostrava . V únoru 2019 pak proběhlo setkáni s informatiky obecních úřadů, na kterém byly možnosti RPA představeny. Technologie byla ředitelem krajského úřadu prezentována ředitelům ostatních krajských úřadů na grémiu ředitelů krajských úřadů a také na poradě krajského úřadu s tajemníky obecních úřadů obcí s rozšířenou působností na území Moravskoslezského kraje. Informace o využívání robota krajským úřadem bude uvedena také v nově vznikajícím Katalogu dobré praxe municipalit v oblasti chytrých řešení, jehož vydání připravuje Svaz měst a obcí ČR.

Projekt bude také zveřejněn na webových stránkách výrobce technologie jako teprve třetí orgán veřejné správy v Evropě po Kodani a Trelleborgu . Výsledný formát prezentace je aktuálně připravován web designérem UiPath

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Nyní ne. Po vyhodnocení nákladů a přínosů zakoupil Moravskoslezský kraj licenci k provozování tzv. „attended“ robota, která neumožňuje vícekanálový vstup. Robota je možné provozovat na pracovní stanici/notebooku nebo ve virtualizaci, ovšem přístup je možný pouze z pracovní stanice/notebooku s nainstalovaným OS Windows. Na trhu však existují i jiná řešení umožňující orchestraci spouštěných procesů umožňující mj. přístup operátora z mobilního telefonu. Toto řešení v současné době krajský úřad neprovozuje.

 

 

4.  Open Data

Jedná se o projekt, který využívá Open Data?

Ano. V několika procesech využívá robot pro svou činnost data ze základních registrů. Vzhledem k tomu, že robot na krajském úřadu aktuálně zpracovává pouze interní data pro interní potřebu úřadu, open data neprodukuje. Pokud by v budoucnu úřad automatizoval proces zpracovávající data určená ke zveřejnění, bude tato data generovat v otevřeném formátu a zveřejní je v Národním katalogu otevřených dat.

 

5. Doplňující informace.

Realizace projektu navázala na strategii rozvoje chytrého regionu Moravskoslezského kraje 2017–2023 „Chytřejší kraj“, která je střednědobým strategickým plánem udávajícím základní směry, ve kterých chce kraj s pomocí zavádění chytrých technologií dlouhodobě zvyšovat kvalitu života obyvatel. Strategie Chytřejší kraj je realizována formou projektů rozpracovaných v akčním plánu v předem definovaných pěti prioritních oblastech – ICT Infrastruktura, Doprava, Úspory (především v oblasti energetiky a šetrnějšího využívání zdrojů), Zdravotnictví a Debyrokratizace (elektronizace).Robotická automatizace procesů (RPA) je v souladu se strategickým cílem 5.1 – Snížení byrokracie, jehož smyslem je odstranit byrokratické překážky a současně udržet vysokou kvalitu poskytovaných služeb krajského úřadu a přidružených organizací. 
Technologie RPA je použitelná v různých aplikacích a systémech. Díky tomu jsou možnosti jejího využití velmi široké, a to nejen na krajských úřadech, ale také na úřadech měst a obcí a v mnoha dalších organizacích. Z vlastní zkušenosti můžeme potvrdit, že procesní způsob řízení organizace zjednodušuje implementaci robota, snižuje jeho negativní vnímání „lidskými“ zaměstnanci.
Robot se zpravidla využívá v procesech, které organizace vykonává pravidelně, často na denní bázi, a po neomezenou dobu. Předpokládá se proto dlouhodobý nebo i trvalý provoz robota, pokud možno s co nejmenšími provozními zásahy. Nasazení robota by proto měla předcházet analýza daného procesu, při které by se mělo přihlížet jak k jednotlivým činnostem a postupům, tak ke schopnostem a možnostem samotného robota a v neposlední řadě také ke změnám, které robot přinese. Vhodnou úpravou procesu pak může organizace nejen zvýšit efektivitu a přínosy (úsporu), ale také minimalizovat negativní dopady, které mohou vzniknout.
Při realizaci projektu je využíván princip PDCA. Před nasazením robota do jednotlivých procesů probíhá diskuse nad očekávanými přínosy a vyhodnocení realizovatelnosti projektu. Programování robota externím dodavatelem probíhá přímo v budově krajského úřadu za úzké spolupráce s osobami zodpovědnými za jednotlivé procesy, čímž se minimalizuje riziko chyby při zpracování požadavků a významně se urychlí také řešení operativních změn a požadavků.

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.

Náročnost projektu spočívala zejména ve využití pro nás dosud neznámé technologie a s tím související nutnost zvýšené spolupráce mezi jednotlivými kompetenty, externími programátory i interním automatizačním týmem. Výkon, posloupnost a charakter jednotlivých podprocesů a činností byly průběžně konzultovány, případně upravovány tak, aby je robot dokázal plynule a bezpečně replikovat a aby bylo minimalizováno střídání lidské a robotické práce v jedné posloupnosti.
Softwarový robot je citlivý na změny prostředí, ve kterém funguje. Ohrožují jej zejména časté aktualizace aplikací, se kterými pracuje, po takové aktualizaci je často zapotřebí program robota upravit. Toto riziko jsme ošetřili proškolením obsluhy, která je schopna tyto úpravy provádět svépomocí.

 


 

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Orgány veřejné moci vykonávají velmi podobné aktivity. Lze proto předpokládat, že činnosti, které jsme automatizovali na Krajském úřadu Moravskoslezského kraje, bude možné automatizovat také na ostatních krajských a obecních úřadech. Technologie sama je velmi nenáročná na prostředí, ve kterém funguje a je proto široce použitelná.


 

 

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Již vytvořené automatizace zůstávají v majetku Moravskoslezského kraje a lze je tak využít opakovaně, ať už v plném či částečném rozsahu, případně v modifikované úpravě, což bude mít pozitivní vliv na snižování nákladů.

 

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Tento projekt je v rámci veřejné správy v České republice unikátní. Moravskoslezský kraj má v plánu i nadále držet krok s nejnovějšími trendy v oblasti využívání chytrých řešení a také proto se stal jedním ze zakládajících členů Business automation Clubu MSK, jehož cílem je vytvořit v regionu prostor pro sdílení znalostí a zkušeností s nasazováním inovativních technologií do vnitřních procesů organizací, firem i veřejné správy . Lze proto předpokládat, že v budoucnu bude realizovat i další projekty využívající moderní technologie a chytrá řešení.
Mezi další realizované „chytré projekty“ patří například rezervační systém, díky němuž mají občané možnost rezervovat si čas jednání na úřadu . Dalším projektem je zavedení chytrého parkování (dosud neukončeno), který bude propojen s rezervačním systémem a občan si tak bude moci k rezervaci času zarezervovat i parkovací místo v blízkosti krajského úřadu. Současně probíhá také elektronizace formulářů (interních i externích), které krajský úřad využívá. Elektronizace bude mít pozitivní vliv jak na občany nebo zaměstnance, kteří formulář vyplňují, tak na jejich zpracovatele, kterým ušetří čas strávený přepisováním hodnot a zamezí případným chybám souvisejícím s přepisem.

inPage - webové stránky, doménawebhosting snadno.