Zrod DIA, aneb Nový start back-office procesů českého e-governmentu
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Jakub Malačka
Titul: Ing.
Funkce: Senior Project Manager
Odbor: strategický projektový management
E-mail: jakub_malacka@gordic.cz
Telefon: 739462913
Adresa: Erbenova 4, 586 01 Jihlava
Firma: Gordic spol. s.r.o.
Nominace v kategorii: centrální úřady
B – Projekt
Název projektu: Zrod DIA, aneb Nový start back-office procesů českého e-governmentu
Lokalita: celá ČR
CÍL:
- úspěšně zahájit činnost nově vzniklé organizace DIA (Digitální a informační agentura) od 1. dubna 2023;
- převzít a kontinuálně navázat na činnosti a služby realizované ať už předchůdci DIA, zejména SZR (Správou základních registrů) či některými odbory a odděleními na MV ČR
Cílová skupina:
- všechny fyzické a právnické osoby v ČR v rolích klientů služeb českého e-governmentu;
- zaměstnanci úřadu;
- smluvní partneři DIA
Provozovatel: Digitální a informační agentura
Realizátor: Gordic spol. s.r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Start všech back-office procesů v DIA dopadl úspěšně.
Organizace zvládla ve velmi krátkém čase procesovat a nastartovat legislativou dané povinnosti a převzít pod svoji správu zákonem uložené agendy.
Také díky připravenosti back-office procesů byl zrod DIA úspěšným projektem.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ČÁSTEČNĚ.
Žádný dotazník zpětné vazby apod. jsme nerealizovali.
Věříme ale, že cílová skupina tento projekt vnímá pozitivně, neboť nedošlo k žádným zásadnějším zádrhelům spojeným se zrodem DIA a převodem povinností pod její křídla.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Služby, které DIA poskytuje, jsou využívány každý den celou řadou subjektů napříč celou ČR. Stejně tak z pohledu interního fungování, tedy back-office procesů, jsou pracovníci DIA plně seznámeni s jejími vnitřními mechanismy.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Dle našeho názoru odpovídají. Je to ovšem náš subjektivní názor. Věříme totiž své práci a vidíme v digitalizaci veřejného sektoru veliký smysl. Chápeme ale, že někdo může mít pohled zcela jiný.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Pevně věříme, že jde o dlouhodobý projekt, který bude stabilním prvkem a tahounem českého e-governmentu. Upřímně bychom také nikomu nepřáli, aby si v případě zrušení DIA opět přebíral veškerou agendu a veřejný sektor postupoval rozdělování dříve sloučených agend.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Oproti jiným, nově vzniklým úřadům z nedávné doby, či nástupnickým organizacím jsme byli úřadem, který nově vznikl, ale zároveň převzal již fungující agendy od několika různých subjektů. Z tohoto důvodu se jedná o značnou specifičnost a v případě, že by se v budoucnu obdobná situace opakovala, jsme schopni poskytnout naše nabyté „know-how" i ostatním subjektům.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO, BYLY.
Jako organizace se zúčastňujeme různých konferencí a pracovních seminářů, kde předáváme informace o našich činnostech. Samozřejm jsme otevření i přímému předání zkušeností po vyzvání ostatními subjekty.
C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
NYNÍ NE.
Práce s open-daty se připravuje, a to nejen na úrovni ČR.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Ke všem oblastem back-office byly vytvořeny samostatné řešitelské skupiny, které se pravidelně scházely v rámci přípravných prací. Například samostatnou skupinou byly importy přebíraných dat/informací, a to jak z oblasti spisové služby, tak přebíraných zaměstnanců. DIA totiž ke svému startu jednak nabírala nové zaměstnance, ale také převzala stávající ze SZR a MV ČR. Při tomto převzetí nesmělo dojít ke zpoždění či chybám, aby byly výplaty vyplaceny řádně a včas ve výplatním termínu.
S jistou mírou nadsázky lze říci, že cílem bylo, aby si nikdo nevšiml změny, a přechod práv a povinností na DIA nebyl spojený s žádnými výpadky služeb českého e-governmentu.
Tato přihláška se pak zaměřuje na vnitřní back-office procesy DIA, které musely být plně funkční, aby mohla dostát svým závazkům jak vůči dodavatelům, tak vůči vlastním zaměstnancům.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Oproti ostatním implementacím, které naše firma realizovala, byla implementace informačního systému podporující back-office procesy (spisová služba, účetnictví, rozpočet, mzdy, personalistika, ...) značně specifická v tom, že se řada agend přebírala od různých dřívějších provozovatelů. Ostatní nově vzniklé úřady v poslední době měly tu výhodu, že začínaly tzv. na zelené louce a mohly si různé procesy uzpůsobit. Na toto v případě zrodu DIA však nebyl prostor. Významný byl také rozsah migrace dat, který tento projekt provázel.
Dále byl ze strany zákazníka požadavek na velmi promptní implementaci a zprovoznění všech funkcionalit, které pro své fungování potřeboval.
DIA jako taková začala formálně fungovat od 1. dubna 2023, avšak už na konci března běžely první platby v zahraničních měnách, které souvisely s provozem českého e-governmentu.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Tento projekt ukazuje, že i v extrémně krátkém čase lze implementovat informační systémy tak, aby byl řádně zabezpečen provoz všech back-office procesů organizace veřejné správy.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Specifikem rozhodně zůstává extrémně krátká doba, která byla dána pro implementaci a zprovoznění všech systémů. Dále pak převzetí či navázání na převzaté procesy, což je mnohem náročnější proces, než když se ve všem začíná od začátku a není tak potřeba držet žádnou kontinuitu.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Obdobně jsme implementovali systémy na podporu back-office procesů u různých zákazníků veřejné správy.