OK

Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie. Používáním našich služeb vyjadřujete souhlas s naším používáním souborů cookie. Více informací

CENTRÁLNÍ REGISTRA ADMINISTRATIVNÍCH BUDOV (CRAB)

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení:       Helena Ulrychová

Titul:                             Ing. et Ing.

Funkce:                        ředitelka

Odbor/oddělení:          odbor Projektového řízení a centrálních aplikací

E-mail:                          helena.ulrychova@uzsvm.cz

Telefon:                        739 480 399

Adresa:                         Rašínovo nábřeží 390/42, 128 00 Praha 2

Úřad/firma:                  Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových

 

Soutěžní kategorie        centrální úřady

B - PROJEKT

Název projektu:  Centrální registr administrativních budov (CRAB)

Lokalita:  Celá ČR

Cíl:

Centrální registr administrativních budov (CRAB) je ze zákona neveřejný informační systém veřejné správy určený k podpoře hospodárného využívání administrativních budov patřících státu nebo státem užívaných. Registr spravuje Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových (ÚZSVM), přičemž data do registru zadávají samy státní instituce, které jsou garanty správnosti svých dat.

Hlavní cíle CRAB:

evidence administrativních budov státu v jediném systému,

přehled o volných/využitých plochách,

minimalizace neúčelného vynakládání finančních prostředků na pořizování nových budov a prostor,

jednotný prostor pro elektronickou nabídku nepotřebného nemovitého majetku v rámci státu (dle § 19 zákona č. 219/2000 Sb.),

účelné rozmístění státních institucí a jejich zaměstnanců (včetně možnosti sdílených prostor).

Cílová skupina: 

Organizační složky státu dle zákona č. 219/2000 Sb. (OSS)

Provozovatel:  MERIT Group, a.s.

Realizátor:  Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

Částečně ano. 

Realizací projektu byly prokazatelně dosaženy úspory v rozsahu několika desítek milionů korun oproti předchozímu stavu, přičemž koncoví uživatelé z řad desítek státních institucí hospodařících s majetkem České republiky získali moderní intuitivní nástroj pro vykazování stávajících kapacit a plánování budoucí potřeby využití kancelářských ploch včetně nákladů s tím souvisejících.

Vnímají a uznávají uživatelé tento projekt jako prospěšný?
Ano. 

ÚZSVM jakožto provozovatel a správce CRAB od 1. 1. 2020 nasadil zcela novou verzi tohoto systému.

Prostředí nového systému je koncipováno s ohledem na moderní trendy s intuitivním ovládáním. Při nastavení postupů byla snaha maximálně reflektovat uživatelské požadavky, které pramení z dosavadního provozu.

Cílem projektu CRAB bylo nejen výrazně snížit náklady na jeho provoz, ale zvýšit i kvalitu dat v něm zpracovávaných. Zpětná vazba od uživatelů je přitom veskrze pozitivní.

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

Dobře. 

Organizační složky státu (OSS), které do CRAB vkládají svá data, jsou většinou pouhými pasivními uživateli. Snahou je, aby OSS samy dokázaly na základě zde shromážděných dat porovnat výdaje vynakládané za vykazované komodity (např. energie, studená voda, úklid a ostraha).

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

Převyšují.

Na základě smlouvy na CRAB uzavřené bývalými vedeními ÚZSVM v roce 2010 s účinností do konce roku 2019 platil ÚZSVM za systém přes 75,3 milionu korun ročně. Po slevě z tohoto smluvního plnění, která byla vyjednána ÚZSVM v roce 2016, pak 63,2 milionu korun ročně. V roce 2019 byl provoz, podpora a rozvoj CRAB přesoutěžen v transparentním zadávacím řízení a úspora nákladů od 1. 1. 2020 dosáhla cca 90 %. 

ÚZSVM díky analýzám z CRAB porovnává výdaje na nájemné, provoz a údržbu administrativních budov a upozorňuje státní instituce na excesy v jejich výdajích a vyzývá je k nápravě. ÚZSVM v roce 2020 navrhl 73 nových dislokačních záměrů a uskutečnil jich celkem 88. Roční úspory z realizovaných dislokačních záměrů v roce 2020 dosáhly 23,6 milionu korun za hrazené nájemné, zároveň došlo ke snížení výdajů na provoz a údržbu. Průměrná kancelářská plocha na jednoho zaměstnance se snížila k roku 2020 na cca 13,77 m², zatímco v roce 2007 činila 16 m². Dlouhodobým cílem je snížit průměr na 12 m². V CRAB bylo ke konci roku 2020 evidováno 2 499 administrativních budov.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?

Jelikož je systém legislativně zakotven přímo v zákoně, předpokládá se naopak postupné rozšíření jeho využívání, a to od evidenční funkce směrem k procesním agendám, jako je řízení správy majetku, řízení spotřeby a nákupu energií a řízení životního cyklu objektů od stavby až po provoz ve vazbě na BIM a další moderní postupy. Řízení nákladů spojených s provozem objektů OSS jde ruku v ruce s hledáním úspor ve vazbě na efektivní umístění úřadů, realizací energeticky úsporných opatření a centrálními nákupy komodit.

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

Ano. 

Snahou ÚZSVM je motivovat OSS k dobrovolné evidenci údajů nad rámec těch povinných, které jsou uvedeny v nařízení vlády č. 41/2017 Sb., o údajích centrálního registru administrativních budov. Přínosem pro OSS je možnost využít údaje pro reporting a jako podklad pro optimalizaci. CRAB by se mohl jednoduše stát centrálním místem všech údajů, které jsou nyní v různých jiných registrech.

Zároveň ÚZSVM nabízí OSS možnost přímé migrace údajů přes rozhraní do CRAB z jejich informačních systémů. Tím se nejen sníží časová náročnost, ale také chybovost oproti ručnímu přepisu.

  

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Ano byly. 

Protože informační systém CRAB využívají uživatelé napříč všemi OSS, představuje jeho využívání efektivní cestu, jak seznámit řadu státních institucí s možnostmi moderních webových technologií, vyvinutých pro jejich potřeby a dostupných v rámci komerčního sektoru.

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Nyní ne. 

Jednou z otevřených možností rozvoje v této oblasti je nasazení nativních mobilní aplikací pro vybrané nově implementované procesní funkce.

 

4.  Open Data

Jedná se o projekt, který využívá Open Data?

Ano byl tak cílen. 

Větší část registru je ze zákona neveřejná. Z registru jsou generovány veřejné reporty dostupné na webu Otevřená data Ministerstva financí.

 

 

5. Doplňující informace.

 

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik 

ÚZSVM v červenci 2019 vyhlásil transparentní veřejnou zakázku na dodávku služeb tohoto informačního systému, a to na přechodnou dobu do vysoutěžení systému, který bude od počátku v majetku ÚZSVM. V zadávacích řízeních na služby CRAB zvítězila společnost MERIT GROUP, a.s. ÚZSVM se tím vymanil z vendor lock-in, který byl způsoben nevýhodnými smlouvami. Již od 1. 1. 2020 byl systém úspěšně nasazen do rutinního provozu.

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Systém CRAB byl zpřístupněn více jak 600 uživatelům z celé státní správy od 1. 1. 2020, a to v rekordním čase implementace a customizace v průběhu dvou měsíců.

V rámci projektu jsou dodavatelem zajišťovány provoz a rozvoj systému CRAB. Technická a provozní podpora, odborné konzultace a školení pro uživatele je zajišťováno z velké části interními zaměstnanci ÚZSVM.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

CRAB je poskytován formou služby z externího cloudu, což znamená nákladově efektivní cestu pro zabezpečení řady agend v rámci státní a veřejné správy.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

inPage - webové stránky, doménawebhosting snadno.