OD SPISOVÉ SLUŽBY K DIGITÁLNÍMU EKOSYSTÉMU: JAK PROPOJENÉ SYSTÉMY MĚNÍ FUNGOVÁNÍ VEŘEJNÉ SPRÁVY
Konference e-government 20:10 v Mikulově opět potvrdila svou pozici jednoho z nejvýznamnějších setkání odborníků na digitalizaci veřejné správy. Diskutovalo se o kybernetické bezpečnosti, legislativních změnách, umělé inteligenci i budoucnosti informačních systémů. Jedním z témat byla také otázka, jak budovat digitální prostředí organizací tak, aby jednotlivé systémy netvořily izolované celky, ale fungovaly jako jeden propojený organismus.
Právě tomu se ve své přednášce Platforma GINIS – od atestované spisové služby k digitálnímu ekosystému věnoval Ladislav Mazač, ředitel sekce Strategický a projektový management společnosti Gordic. Jeho vystoupení nabídlo pohled na digitalizaci, která nekončí pořízením jednotlivých aplikací, ale stojí na jejich vzájemné provázanosti.
Atestace jako součást širší změny
Významnou část prezentace věnoval Ladislav Mazač atestované elektronické spisové službě. Gordic se stal prvním dodavatelem v České republice, jehož řešení získalo atestaci. Podle něj je však splnění legislativních požadavků pouze jedním krokem na cestě k modernímu digitálnímu prostředí.
Přechod na atestovanou spisovou službu totiž neznamená jen nasazení nové verze systému. Do projektu vstupují historická data, návaznosti na další agendové aplikace i změny integračních rozhraní. Většina organizací navíc již elektronickou spisovou službu provozuje a disponuje vlastními procesy a dlouhodobě budovanými vazbami na další systémy. Úspěšná implementace proto vyžaduje připravenost celého informačního prostředí, nikoliv pouze samotné spisové služby.
Spisová služba jako páteř organizace
Jednou z hlavních myšlenek přednášky bylo přirovnání informačního systému organizace k lidskému organismu. Mazač označil spisovou službu za pomyslnou páteř, která propojuje ostatní části celku.
Vedle spisové služby však organizace využívají ekonomické systémy, personalistiku, mzdové agendy, registry i další specializované aplikace. Pokud fungují odděleně, vznikají duplicity dat, složité integrační vazby i vyšší náklady na správu.
Proto Gordic vnímá GINIS nikoli jako soubor samostatných aplikací, ale jako platformu se společným technologickým základem. Jednotlivé části systému mohou využívat společná data, workflow, správu uživatelů i vazby na služby eGovernmentu.
Takový přístup přináší jednodušší správu, omezuje vznik nejednotných dat a snižuje množství integračních rozhraní, která musí organizace dlouhodobě provozovat. Významnou roli hraje i bezpečnost. Sdílené prostředí umožňuje efektivněji využívat zálohování, monitoring nebo další bezpečnostní mechanismy napříč celou platformou.
Umělá inteligence jako podpora rozhodování
Významným tématem letošního ročníku byla také umělá inteligence. Podle Ladislava Mazače může ve veřejné správě pomáhat například při třídění podání, kontrole jejich úplnosti nebo přípravě podkladů pro další zpracování. Společnost Gordic proto rozvíjí platformu AIG 2.0 Agenda, která má podobné funkce postupně přenášet přímo do prostředí GINIS.
Současně však zaznělo důležité upozornění: umělá inteligence nemá nahrazovat odborný úsudek pracovníků veřejné správy. Jejím úkolem je především odbourávat rutinní činnosti, urychlovat práci s informacemi a poskytovat podporu při rozhodování.
Digitalizace jako celek
Vystoupení v Mikulově tak přineslo širší poselství než pouze informace o nových funkcionalitách nebo legislativních požadavcích. Spisová služba, ekonomické systémy, personální agenda či umělá inteligence bývají často řešeny odděleně. V každodenní praxi však pracují se stejnými daty, dokumenty i uživateli.
O úspěchu digitalizace proto nerozhoduje počet nasazených aplikací, ale schopnost jednotlivých systémů spolupracovat. Právě vytváření funkčních digitálních ekosystémů označil Ladislav Mazač za jednu z klíčových podmínek efektivní veřejné správy.
„Technologické trendy a digitalizace jsou nezadržitelné. Nebojujte proti nim,“ uvedl v závěru své přednášky. Na tuto myšlenku navázal výzvou, která vystihla hlavní sdělení celého vystoupení: budovat fungující ekosystémy jako propojené celky a hledat cesty ke spolupráci namísto vytváření dalších izolovaných řešení.
Myšlenky, které v Mikulově zazněly, tak nepředstavují jen technologickou vizi, ale stále více i praktickou potřebu moderní veřejné správy. Digitalizace totiž není o jednotlivých aplikacích. Je především o tom, jak je dokážeme propojit do funkčního celku.