ELEKTRONIZACE ÚŘADU - PROVOZ EKONOMICKÉHO SYSTÉMU V COUDU

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení:       Iva Procházková

Titul:                             

Funkce:                        metodik-konzultant

Odbor/oddělení:          

E-mail:                          iva_prochazkova@gordic.cz

Telefon:                        605910383

Adresa:                         Erbenova 4, 586 01 Jihlava

Úřad/firma:                  GORDIC spol. s r.o.

 

Soutěžní kategorie        obce

B - PROJEKT

Název projektu:  Elektronizace úřadu – provoz ekonomického systému v cloudu

Lokalita:  Obec Rohovládova Bělá

Cíl:

Zefektivnění činnosti pracovníků na obecním úřadě, zajištění zastupitelnosti, práce na home office, bezpečnosti a zálohování dat.

Cílová skupina: 

Projekt byl určen zejména pro potřeby obecního úřadu.

Provozovatel:  Obec Rohovládova Bělá, Rohovládova Bělá 32, 533 43 Rohovládova Bělá

Realizátor:  GORDIC spol. s r. o., Erbenova 4, 586 01 Jihlava

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

Ano. 

S narůstající agendou samosprávy bylo třeba zvýšit počet zaměstnanců obecního úřadu, kteří pracují s jednotlivými agendovými nástroji (úřad využívá platformu GINIS). Dále bylo třeba zajistit zastupitelnost na úřadě, neboť byla plánována dlouhodobá nepřítomnost pracovnice na ekonomickém úseku. Přechod na GINIS EXPRES SQL byl tedy vhodným řešením. Jelikož úřad nedisponuje serverem, byl systém provozován na sdíleném umístění, z hlediska technického vybavení bylo i zálohování dat problematické.  Z tohoto důvodu v závěru loňského úřadu začalo vedení obecního úřadu uvažovat o využití cloudového provozu . K realizaci tohoto řešení došlo již v lednu tohoto roku, cloudový provoz byl taktéž zajištěn firmou GORDIC.
Vnímají a uznávají uživatelé tento projekt jako prospěšný?
Ano. 
Velmi se osvědčilo ukládání elektronických příloh v agendách došlých a odeslaných faktur. Faktury došlé na obecní úřad jsou snadněji zpětně dohledatelné.
Aktivně se pracuje i s návrhem rozpočtového opatření a rozpočtu. S návrhem rozpočtu na další účetní období lze jednoduše pracovat po celý rok, poznámky k plánovaným výdajům jsou doplňovány průběžně.
Dobrá zkušenost s fungováním GINIS Express SQL přiměla vedení obce k rozšíření systému o další nástroj - Komunikace s bankou. I zde je velkou výhodou správné nastavení návrhů zaúčtování obratů u opakujících se plateb, např. příjmu daní či nájmů.

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

Velmi dobře. 

Proběhla školení při zavedení systému. Další dotazy jsou řešeny telefonicky, vzdálenou správou nebo asistencí přímo u zákazníka.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

Převyšují.

Počáteční investice do přechodu ze souborové verze programů do GINIS Express SQL se určitě z dlouhodobého hlediska vyplatí. Využitím cloudového úložiště je zajištěn provoz ekonomického úseku i během home office či dlouhodobé nepřítomnosti pracovníků, a to je velkou výhodou zejména v dnešní době.
Firma GORDIC  garantuje v cloudu bezpečnost a zálohování dat, včetně aktuální verze programů.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?

Dlouhodobý.

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

Rozhodně ano. Propojením ekonomických systémů došlo ke snížení chybovosti a zrychlení pracovních činností. Kvalitní prvotní nastavení systému je zárukou pro efektní práci s jednotlivými  programy, procesy byly optimalizovány a maximálně zjednodušeny.

  

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Ano byly. Celkově jde o velké zefektivnění práce ekonomického úseku, které ocení i pracovnice menších obecních úřadů, kde často dochází ke kumulaci funkcí. Díky spokojenosti se systémem a vlastním schopnostem pracovnice obecního úřadu ochotně představila výhody tohoto systému dalším obcím a městům.

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Nyní ne.

 

4.  Open Data

Jedná se o projekt, který využívá Open Data?

Ne. 

 

 

5. Doplňující informace.

 

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik 

Řešení je založeno na databázi Microsoft SQL. Při realizaci byl použit server Microsoft SQL 2017. Pro snadnější správu databáze bylo instalováno Microsoft SQL Server Management Studio. Po instalaci databáze byla provedena administrace databáze, nastavení práv uživatelů a jejich přístupů, nastavení parametrů úloh a instalace ekonomického systému, moduly - Účetnictví, Kniha došlých faktur, Kniha odeslaných faktur, Pokladna, Evidence majetku, Mzdy včetně statistického šetření mezd, Registr obyvatel. Následně byl implementován modul Komunikace s bankou.
Vzhledem k tomu, že se jednalo o upgrade systému ze souborové verze, byla data jednotlivých modulů systému za posledních pět let a roku aktuálního převedena ze souborové verze do verze SQL. Výhodou je, že tento převod lze uskutečnit kdykoliv v průběhu roku.
Kromě ekonomického systému využívá obec i moduly Matrika a Evidence hrobů.
Následně byla databáze SQL uložena do prostředí CLOUD.

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Využití výhod provozu systému v cloudovém prostředí.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Provozování systému v prostředí CLOUD je použitelné pro všechny zákazníky využívající systém GINIS Express SQL.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Tento systém je implementován u zákazníků na území celé republiky. Nasazení jednotlivých modulů je individuální, ze široké nabídky si zákazník vybere moduly podle potřeb konkrétního úřadu.

inPage - webové stránky, doména a webhosting snadno.