Elektronizace a zefektivnění finančních kontrol v Centru sociálních služeb Jindřichův Hradec
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Jiří Kuzdas
Titul:
Funkce: vedoucí projektu/metodik
Odbor:
E-mail: jiri_kuzdas@gordic.cz
Telefon: 606540964
Adresa:
Firma: GORDIC spol. s r.o.
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Elektronizace a zefektivnění finančních kontrol v Centru sociálních služeb Jindřichův Hradec
Lokalita: Centrum sociálních služeb Jindřichův Hradec, včetně všech středisek
CÍL:
- splnění požadavku vedení elektronické finanční kontroly v krajské organizaci;
- zefektivnění a zpřehlednění práce a celého procesu finanční kontroly
Cílová skupina: vedoucí pracovníci a administrativní pracovníci organizace
Provozovatel: Centrum sociálních služeb Jindřichův Hradec
Realizátor: GORDIC spol. s r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Účinek projektu je kvantitativně i kvalitativně prokazatelný.
Díky projektu elektronizace finanční kontroly prostřednictvím modulů GORDIC GINIS Express SQL a zároveň provozu celého systému v cloudu Microsoft Azure bylo dosaženo inovativního propojení všech středisek organizace za účelem jednoduché a rychlé komunikace. Tím došlo ke zrychlení a zefektivnění celé práce. Průběh finanční kontroly, její schvalování a průkaznost je nyní mnohem pohodlnější a rychlejší.
Prokazatelně se snížila časová náročnost finanční kontroly a citelně se naopak zvýšila efektivita celého schvalovacího procesu, kdy už není potřeba cokoliv tisknout a osobně doručovat ke schválení. Protože jednotlivá pracoviště jsou umístěna v různých i odlehlých místech v rámci kraje, odpadá cestování s dokumenty nebo jejich doručování.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Byly definovány konkrétní schvalovací procesy přesně vyhovující potřebám organizace a tím se celá práce v organizaci zefektivnila a zjednodušila. Pracovníci oceňují usnadnění celého procesu zadávání požadavků a následného schvalování, zvláště pak kvitují možnost přiložení potřebných elektronických příloh, které hned v reálném čase mají k dispozici i schvalovatelé daných výdajů. Pro uživatele se tak jedná o daleko jednodušší proces, než na který byli zvyklí, proto jej sami považují za prospěšný
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Vedoucí pracovníci, administrativní pracovníci a referenti byli proškoleni, jsou do projektu přímo zařazení a aktivně s celým systémem pracují. Byli obeznámeni referenti požadavků na výdaje a administrativní pracovníci v jednotlivých střediscích na úrovni zanesení požadavků v podobě objednávky nebo jiného požadavkového dokumentu do systému a následně vedoucí pracovníci, kteří prostřednictvím modulu EPK tyto požadavky posuzují, schvalují nebo zamítají.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Výsledky odpovídají vynaloženým nákladům. Náklady spojené s implementací finanční kontroly nebyly vysoké, neboť organizace již informační systém GINIS Express SQL v cloudovém prostředí provozovala. Jednalo se tak pouze o rozšíření funkcionality. Pro projekt elektronizace finanční kontroly znamenalo pouze rozšířit portfolio uživatelů využívající systém o několik málo referentů a vedoucích, včetně jejich zaškolení.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Celý projekt je trvalého charakteru. Vzhledem k legislativě se předpokládá trvalý stav s možnými změnami v závislosti na aktuálních požadavcích legislativy.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Blížící se povinnost elektronizace orgánů státní správy a samosprávy a jejich zřizovaných příspěvkových organizací přímo nahrává realizaci podobných projektů v jiných organizacích tímto směrem. Rádi bychom byli inspirací pro ostatní organizace, které stále zvažují realizaci tohoto projektu.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
PŘIPRAVUJEME.
V případě dotazů, nebo zájmu jiné organizace zjistit více jsme nápomocni s poskytnutím patřičných informací a postřehů z reálného používání celé této agendy.
C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
NYNÍ NE.
Jedná se o projekt, který má za úkol řešení finanční kontroly v organizacích, zaznamenání celého procesu finanční kontroly a uchování metadat procesu schvalování.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Celý proces elektronizace organizace začal již dříve, kdy organizace upgradovala stávající ekonomický systém na modernější databázovou variantu GORDIC GINIS Express SQL. Dalším krokem byl přesun provozu celého systému do cloudového prostředí Microsoft AZURE, který splňuje přísná bezpečnostní kritéria pro organizace státní správy pro provoz těchto systémů v cloudu. Následovalo pak rozšíření celého systému o objednávkovou agendu a schvalovací agendu. Tím došlo k elektronizaci a optimalizaci celého procesu finančního schvalovaní.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Celý proces realizace projektu elektronické finanční kontroly se obešel bez komplikací. Nejdříve bylo třeba definovat a ujasnit jednotlivé role uživatelů a specifikovat schvalovací procesy jednotlivých středisek a operací. Následně vhodným nastavením systému byl zahájen testovací provoz. Po úspěšném ukončení testovacího provozu a seznámení všech zúčastněných uživatelů s celým procesem byl zahájen ostrý provoz, který trvá doposud.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Projekt může být inspirativní v souvislosti s nutností realizace elektronické finanční kontroly s ohledem na chystané legislativní změny. Projekt přináší úsporu času a pracnosti finanční kontroly v organizacích a zefektivnění celého procesu. Organizace po úspěšném nasazení a využívání všech možností elektronické finanční kontroly jistě s povděkem ocení výše zmíněné klady.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Projekt Elektronické finanční kontroly lze následně opakovaně a plošně nasazovat u dalších organizací v jakékoliv variantě. Tím je myšlena jak možnost využití cloudového prostředí, tak vlastních HW prostředků. Z vlastních zkušeností však doporučujeme cloudovou variantu, která má aktuálně nepopiratelné výhody v oblasti bezpečnosti.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Tyto nebo podobné projekty realizujeme u velkého počtu organizací. Požadavky řešení problematiky elektronické finanční kontroly v organizacích státní správy a samosprávy a jejich příspěvkových organizací se v poslední době množí a o řešení této problematiky je velký zájem.
kontakty: Centrum sociálních služeb Jindřichův Hradec
Česká 1175
377 01 Jindřichův Hradec
Ing. Mgr. Radka Vegrichtová
ředitelka
Telefon: 603 524 203
E-mail: reditel@cssjh.cz