DIGITALIZACE INFORMAČNÍCH KARET

DALŠÍ KROK V TRANSFORMACI ÚŘADU PRÁCE PŘINÁŠÍ ÚSPORY VE VÝŠI 308 MILIONŮ KČ

Přechod k digitálním službám umožňuje občanům a podnikům rychlejší a pohodlnější přístup ke státním službám, eliminuje zbytečné administrativní procesy a snižuje náklady spojené s provozem úřadů. Zároveň digitalizace zvyšuje transparentnost, zlepšuje kvalitu poskytovaných služeb a umožňuje lepší využití dostupných dat pro analýzy a plánování veřejných politik. Díky digitalizaci státní správy se také zvyšuje efektivita práce úředníků, kteří se mohou více soustředit na komunikaci s občany a poskytování odborné pomoci, místo aby vykonávali rutinní administrativní úkony. Obecně lze říci, že digitalizace státní správy přináší řadu výhod pro občany, firmy i samotný veřejný sektor a je klíčovým prvkem v budování moderní a efektivní veřejné správy. Digitalizace se stala nezbytnou součástí modernizace veřejné správy a Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) není v tomto směru výjimkou. Za poslední dva roky MPSV prošlo v digitalizaci značným posunem. Jedním z klíčových příkladů úspěšné digitalizace je Klientská zóna Jenda, která přinesla revoluční změny v komunikaci mezi úřadem a občany. Při pohledu na tento dynamický vývoj nelze opomenout nedávný úspěch digitalizace informačních karet, který MPSV spustilo v únoru.

MPSV, přestože na cestu digitalizace nastoupilo teprve nedávno, už nyní prezentuje výsledky, které ho řadí na čelní místa mezi lídry digitalizace ve státní správě. Projekt digitalizace Informačních karet, který se zabývá jedním z nejčastějších úkonů Úřadu práce s více než 650 000 zpracovávanými karty ročně, jasně demonstruje, jak mohou být digitalizační snahy ve veřejném sektoru úspěšné, pokud jsou prováděny s jasnou vizí a pevným závazkem ke zlepšení služeb pro občany a podniky. Cílem digitalizace tohoto úkonu bylo zjednodušit a urychlit způsob, jakým zaměstnavatelé posílají data o svých zaměstnancích na úřady. Nezanedbatelným přínosem tohoto projektu je také značný úbytek administrativní práce pro zaměstnance úřadu. Digitalizace totiž umožňuje automatické propojení dat do centrální databáze, což eliminuje potřebu ručního přepisování a zvyšuje efektivitu úřadu.

pastedGraphic.png

Přínosy a realizace projektu

Dříve měli zaměstnavatelé k dispozici různé kanály pro odesílání dat o informačních kartách na úřad, včetně elektronických forem, jako je datová schránka. Nicméně, i přes tyto možnosti, pracovníci na Úřadu práce museli všechna data z těchto podání manuálně přepisovat do agendového systému. S digitalizací toto ruční přepisování odpadá. Data jsou automaticky propisována do centrální databáze, čímž úředníkům odpadá činnost spojená s administrací tohoto úkonu. Tento pokrok nejen eliminuje riziko chyb spojených s ručním přepisováním, ale také uvolňuje čas úředníků, kteří jej mohou lépe využít pro důležitější úkoly a pro poskytování efektivnější podpory klientům.

Přechod na digitalizovaný proces nejenže znamená šetření času pro více než 90 pracovníků Úřadu práce, ale také přináší výrazné zlepšení služeb pro zaměstnavatele, kteří se nově mohou k tomuto úkonu přihlásit přímou integrací svých informačních systémů na rozhraní MPSV. Dalším důležitým benefitem je také kvalita dostupných dat. Tato transformace byla možná díky úzké spolupráci týmů MPSV a Úřadu práce a důkladnému přepracování procesu v souladu se strategickými prioritami ministerstva.

Jak vypadá bilance nákladů/přínosů?

Aby bylo možné porovnávat různé způsoby řešení u jednotlivých aktivit, používá MPSV pro porovnání zjednodušený šestiletý business case. Jak tedy bilance vypadá? Náklady na implementaci cca 7,2 milionu. Náklady na šest let provozu 8,64 milionu. Celkem 15,84 milionu. A v čem spočívají přínosy? Zejména v ušetřených platech a dalším příslušenství 90 zaměstnanců, kteří doposud tento proces vykonávali. Ročně se jedná o 54 milionů. Za šest let je to celkem 324 mil. Výsledek jsou přínosy ve výši 308 mil. Tato čísla jasně ukazují na efektivitu a návratnost investic do digitalizace. MPSV tímto projektem nejenže nastavilo laťku pro digitalizaci veřejné správy, ale také poskytlo vzor, který může inspirovat další státní instituce k podobným inovacím.

MPSV se svým projektem digitalizace Informačních karet potvrzuje, že i v krátkém čase je možné dosáhnout významných úspěchů v digitalizaci státní správy. Tento úspěch je důkazem, že s odvahou přijmout digitální transformaci, podloženou jasnou strategií a silnou vůlí, mohou veřejné instituce nejen zvýšit efektivitu svých služeb, ale stát se i průkopníky v oblasti digitalizace. Projekt Informačních karet je jen začátkem dlouhé a nadějné cesty MPSV k posunutí české státní správy do digitálního věku.

V digitalizaci čelí stát řadě výzev, které vyžadují komplexní strategie a inovativní přístupy. Patří mezi ně například zajištění kybernetické bezpečnosti a ochrany osobních dat, klíčové pro důvěru veřejnosti v digitální služby. Další výzvou je zajištění dostupnosti digitálních služeb pro všechny skupiny obyvatel, včetně těch, které mají nižší digitální gramotnost nebo omezený přístup k technologiím. Důležitou otázkou je také zajištění interoperability mezi různými systémy a aplikacemi, aby bylo možné efektivně využívat digitálních nástrojů napříč celým veřejným sektorem. Kromě toho je nutné neustále inovovat a aktualizovat digitální služby, aby odpovídaly měnícím se potřebám a očekáváním občanů. Aby stát úspěšně čelil těmto výzvám, je nezbytné investovat do modernizace digitální infrastruktury, podporovat vývoj digitálních dovedností u úředníků i občanů a aktivně spolupracovat s odbornou veřejností a soukromým sektorem na hledání inovativních řešení.

Karel Trpkoš,

vrchní ředitel sekce informačních technologií,

MPSV

 

EG - 1/2024

inPage - webové stránky, doménawebhosting snadno.