Kompletní změna informačního systému Obce Hroubovice

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení: Jana Krejčíková
Titul: Bc.
Funkce: GORDIC VAR
Odbor: Odbor informatiky
E-mail:jana_krejcikova@gordic.cz
Adresa: Erbenova 4, 586 01 Jihlava
Firma:GORDIC spol. s r. o.

B - PROJEKT

Název projektu: Kompletní změna informačního systému Obce Hroubovice

Lokalita:obec Hroubovice

CÍL:Elektronizace úřadu.
Efektivní práce pracovníků úřadu.
Využívat komplexní systém s provázanými moduly.
Nahradit dva původní informační systémy.
On-line možnost získávání aktuálních dat.
Elektronická komunikace s občany malé obce.

Cílová skupina: Pracovníci obecního úřadu Hroubovice.
Občané obce Hroubovice.

Provozovatel: Obec Hroubovice, Hroubovice 51, 538 54 Luže
Realizátor: GORDIC spol. s r. o., Erbenova 4, 586 01 Jihlava

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Pracovníci :
- Administrace a nastavení systému na míru úřadu vedla k zefektivnění práce.
- Mzdový program - dokázal rychle napovědět a generovat doklady pro různé typy pracovních poměrů, které je třeba během roku na obci řešit.
- Elektronické bankovnictví - elektronické odesílání plateb s následným stažením elektronického bankovního výpisu, párováním dat a automatickým zaúčtováním dle připravených šablon a předkontací.
- Zveřejňování rozpočtu a rozpočtových opatření - systém generuje doklady v PDF, s možností zveřejnění na webových stránkách obce.
- Obec se stala po nasazení systému plátcem DPH, úpravami a nastavením parametrů v systému získala obec ihned požadované výstupy.
- Evidence majetku - export dat z původního systému umožnil pokračování v evidenci a odepisování. Odpisy si nyní generuje uživatel sám, což nebylo v minulém systému umožněno.
Občané:
- změna v možnosti platby místních poplatků - systém vygeneroval začátkem roku každému občanovi variabilní symbol a
informační dopis s novým možným způsobem platby bankovním převodem. Ten se začal hojně využívat.

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Pozitivní zpětná vazba

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Proběhla školení při zavedení systému. Další dotazy jsou řešeny hotlinem nebo asistencí přímo u zákazníka.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Prvotní investice do systému přinesla úřadu přehlednější systém, více programů než doposud, kvalitnější výstupy a spokojenost uživatelů.
Roční udržovací poplatky jsou přibližně stejné jako u původního ekonomického systému.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Dlouhodobý. Rozhodně počítají s dlouhodobým používáním. Systém byl následně doplněn modulem řešící problematiku GDPR. Aktuálně zaznamenává a šifruje veškeré pohyby s citlivými údaji. Dokáže v databázi vyhledat a následně vytisknout osobní údaje napříč celým systémem.

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Ano, není třeba bát se změny.
Komplexní systém pokryje většinu požadavků úřadu.
Systém je prokazatelně vhodný pro plátce DPH.

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Připravujeme. Komunikace účetních mezi sebou a výměna zkušeností probíhá na různých školeních, u starostů na různých setkáních.

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Nyní ne.

4. Doplňující informace

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.
Řešení je založeno na databázi Microsoft SQL. Při realizaci byl použit server Microsoft SQL 2008R2, který byl již na obci instalován. U těchto instalací je možné využít edici Express,
kterou firma Microsoft nabízí zdarma. Po analýze potřeb zákazníka byly instalovány programy Účetnictví a rozpočet, Práce a mzdy,
Kniha došlých faktur, Komunikace s bankou, Pokladna, Daně a poplatky, Evidence majetku.
K naplnění vstupních dat účetnictví sloužil převodový můstek a vlastní metodika zpracování rozpočtu a účetnictví firmy Gordic. Dále byl využit výstup z agendového informačního systému evidence obyvatel.
Následně byl systém doplněn modulem řešícím problematiku a výstupy ke GDPR.

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Efektivně řešený informační systém urychlí práci uživatelů, nabízí množství výstupních sestav a informací, usnadňuje zálohování dat.
Modulárnost jednotlivých programů přináší uspokojení různorodých potřeb každého zákazníka. Bezproblémové nastavení plátce DPH
v průběhu roku.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Způsob provázanosti jednotlivých programů lze aplikovat na obcích stejného typu. Výjimečností jsou zde zahraniční faktury v cizí měně a přepočet kurzem. Časté jsou platby faktur platební kartou, příjem plateb za místních poplatky na běžný účet. Vše systém řeší a data jsou
párována automaticky.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Tento systém byl nasazován i u dalších zákazníků na území celé republiky, ne vždy však v tak komplexním rozsahu.