Spisová služba v cloudu

A – Přihlašující

Jméno a příjmení: Jaromír Otáhal

Titul:

Funkce: starosta obce

Odbor:

E-mail: podatelna@obeccitov.cz

Telefon: 581 741 625

Adresa: Citov 14

Firma: obec Citov

Nominace v kategorii: obce

 

B – Projekt

Název projektu: Spisová služba v cloudu

Lokalita: obec Citov

Cil projektu:

- obstarat široké spektrum úkonů prováděných v souladu s legislativními požadavky s dokumenty, tj. jejich tvorba, upravování, evidování, vyhledávání, přijímání a odeslání, úschova a likvidace

Cílová skupina: zaměstnanci našeho obecního úřadu, především na podatelně

Provozovatel: obec Citov

Realizátor: KORAC spol. s r.o.

 

C – popis projektu – pohled provozovatele

PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

ANO.

 

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

ANO.

 

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

DOBŘE.

Již v době, kdy probíhalo vybírání dodavatelské firmy, naše obec prošla seznamovacím školením s nabízeným programem. Po spuštění elektronické spisové služby prošli zaměstnanci několika základními školeními. Postupně jsme vychytali nejasnosti, které jsme vyřešili s dodavatelskou firmou.

 

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

ODPOVÍDAJÍ.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?

DLOUHODOBÝ.

 

PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE

Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

ROZHODNĚ ANO.

 

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

ANO, BYLY.

Obcím zajímajícím se o elektronickou spisovou službu můžeme nabídnout naše zkušenosti, rady a vzájemnou pomoc.

 

VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP

 

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

ANO.

 

OPEN DATA

Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?

NE.

 

 DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE

Spisová služba SSD GINIS v cloudu odpovídá požadavkům na kybernetickou bezpečnost. Má moderní způsob ovládání v podobě webového klienta – připomíná aplikace, jako jsou sociální sítě apod. Přístup je možný prakticky odkudkoliv, potřebujete jen webový prohlížeč, např. Google Chrome, Edge a internetové připojení. Přizpůsobí se zařízení, je plně responzivní – PC, notebook, tablet, mobilní telefon. Je možné přizpůsobení aplikace – personalizace. Vše v souladu s platnou legislativou, metodická podpora k dispozici.

 

D – popis projektu – pohled realizátora

 

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:

Realizace probíhala od jednání se zákazníkem až po samotnou implementaci v MS Azure podle plánu, dále následovalo předání zákazníkovi a nastavení webového prohlížeče pro SSD GINIS webového klienta. Cílem projektu bylo implementovat spisovou službu SSD GINIS určenou pro obce v cloudovém řešení Azure, tím jsme zajistili, že odpadla starost obce zajišťovat vhodné hardwarové a softwarové vybavení. Dalším bodem bylo připravit pracovníky obce na splnění legislativní povinnosti vést nejpozději od 1. 1. 2026 spisovou službu v systému elektronické spisové služby.

 

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

 

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

 

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?