Automatizace aktualizace stavu majetku organizací kraje
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Eliška Pečenková
Titul: Ing.
Funkce: vedoucí odboru
Odbor: informatiky
E-mail:
Telefon:
Adresa: Škroupova 18, 306 13 Plzeň
Firma: Plzeňský kraj
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Automatizace aktualizace stavu majetku organizací kraje
Lokalita: kraj a jejich ZZO
Cíl projektu:
- eliminace ručního zadávání dat majetku kraje svěřeným organizacím, včetně kontroly a aktualizace dat
- vytvoření výstupního formátu pro předávání dat bez ohledu na existující dodavatele systému
- automatizace procesů zefektivňující úkony spojené s touto agendou
Cílová skupina: jednotlivé organizace kraje a krajský úřad
C – popis projektu – pohled provozovatele
PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Celková roční úspora opakované činnosti je 3240 hodin – z toho 2568 hodin na straně organizací a 672 hodin na straně kraje, kromě toho se zvýšila kvalita práce, neboť se již pracuje výlučně s validními daty.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Díky nahrazení opakované rutinní činnosti zaměstnance robotem se mohou zaměstnanci věnovat jiným činnostem. Jako pozitivní vnímají odstranění rutinních činností a úsporu času.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Služba je pravidelně využívána.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
PŘEVYŠUJÍ.
Šlo o jednorázovou investici do jednotného výměnného formátu, která, jak bylo popsáno, ročně uspoří 3240 hodin.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Projekt je trvalého charakteru s výhledem na použití pro další procesy.
PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
V rámci většiny úřadů je možný dohled opakující se činnosti. Jak je vidět na tomto případě, není třeba pro jejich odbourání nahrazovat celé systémy, ale efektivně využít již stávající a najít možná řešení.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využíva OPEN DATA?
ANO.
Postupně přecházíme na jejich využití, může posunout výsledek na další úroveň.
DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Projekt, mající za cíl zefektivnění opakovaných činností souvisejících s vykazováním informací organizací kraje zřizovateli. Požadavek na aktualizace dat ze strany zřizovatele je pro různé oblasti odlišný. Pro majetkovou část byly požadavky na čtvrtletní aktualizaci dat sbírány prostřednictvím excelovské tabulky, která byla odesílána a přijímána e-mailem. Organizace přitom nemají totožný majetkový informační systém. Proto byla navržena automatizace, včetně jednotného výměnného formátu k této agendě. Výsledkem je generování datové sady z majetkových systémů a její předání do datového skladu zřizovatele. V datovém skladu okamžitě proběhnou křížové kontroly a ihned předají zpětnou vazbu organizaci či potvrzení o přijetí, včetně logování všech úkonů.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik
Vytvořit obecné rozhraní, najít správný prostředek pro automatizované zpracování dat, nastavit patřičné kontroly a implementovat na stávávajících prostředcích jak na úrovni ZZO, tak PK.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Využití stávajících prostředků.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Vlastní aplikace automatizace již zaběhlých procesů, u kterých se již ani nepředpokládalo, že by bylo možné je změnit.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?