Modernizace a rozšíření a integrace informačního systému OU Přerov nad Labem.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Alena Bakošová
Titul: Mgr.
Funkce: místostarostka
E-mail: mistostarosta@prerovnl.cz
Telefon:
Adresa: Přerov nad Labem 38, 289 16 Přerov nad Labem
Úřad/firma: Přerov nad Labem
Soutěžní kategorie obce
B - PROJEKT
Název projektu: Modernizace a rozšíření a integrace informačního systému Obecního úřadu Přerov nad Labem
Lokalita: obec Přerov nad Labem
CÍL: Cílem projektu je integrace jednotlivých ekonomických agend úřadu do společného informačního systému, konkrétně databázové verze GINIS Express SQL, která přinese nahrazení papírové evidence elektronickou, zjednodušení práce uživatelů systému pomocí provázané automatizace některých procesů a zefektivnění kontrolních mechanismů pro platby úřadu (včetně evidovaného sledování úhrad pohledávek úřadu a jejich efektivní vymáhání).
Cílová skupina: Pracovníci a vedení Obecního úřadu Přerov nad Labem
Provozovatel: Obec Přerov nad Labem
Realizátor: GORDIC spol. s r. o.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Díky automatickému propojení plateb z elektronického výpisu a pokladny s evidencí pohledávek a závazků se výrazně zjednodušilo sledování finančních toků a zefektivnilo se i vymáhání pohledávek.
Propojením účetnictví s evidenčními programy a nastavením šablon účetních pohybů se značně urychlilo pořizování účetních zápisů.
Zavedením modulu pro převod úhrad z internetového bankovnictví (a do něj) přímo z modulu GINIS se zlepšila kontrola nad pohybem financí a zefektivnil se převod informací o peněžních tocích.
Propojením evidence místních poplatků s evidencí obyvatel se zjednodušilo sledování změn v místních poplatcích.
Personalistika v propojení se mzdovou agendou umožňuje v neposlední řadě efektivní výpočet mezd, hlídání platových postupů, tisk platových výměrů či export statistických hlášení a obdobné funkce.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Práce v rámci řady agend našeho úřadu se významně zrychlila a zefektivnila
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Proběhla školení při zavedení systému a průběžné zaškolování našich nových zaměstnanců. Další dotazy jsou řešeny telefonicky, vzdáleným připojením nebo asistencí přímo u zákazníka.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Odpovídají. Investice do programového vybavení vedla k významnému zefektivnění práce zaměstnanců našeho úřadu tudíž i úspoře času se zpracováním dat. Provázanost modulů zefektivnila kontrolní mechanismy a umožňuje tak lépe pracovat s daty v jednotlivých agendách úřadu. Nejvýrazněji jsou výsledky prokazatelné v oblasti provázaného sledování a evidence pohledávek, což úřadu zjednoduší jejich vymáhání.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Počítá se s dlouhodobým využitím programového vybavení a dalším rozvojem jeho funkcí. Již nyní je připravováno rozšíření pro platbu kartou přes platební terminál.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ANO. Podobný projekt může ostatním obcím a menším městům přinést obdobné výhody jaké jsou popisovány výše. Díky možnostem individuálního nastavení jednotlivých agend je systém schopen reflektovat i různorodé požadavky jednotlivých uživatelů.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Ano. Výměna zkušeností s tímto a podobnými projekty probíhá na úrovni vedení jednotlivých obcí, vzájemné komunikaci účetních a zkušenosti jsou prezentovány v i rámci metodických školení.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Nyní ne.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Ne
5. Doplňující informace.
- Jedná se o řešení, které používá společnou datovou základnu v databázi Microsoft SQL. Projekt zahrnuje tyto agendy: rozpočet, účetnictví, došlé faktury, vystavené faktur, objednávky, evidenci poplatků, pokladnu, evidenci majetku, evidenci obyvatel, mzdy a personalistiku.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik
Vzhledem k tomu, že úřad nemá serverový počítač, ale pouze několik uživatelských počítačů, které jsou síťově propojeny, byl pro instalaci databázového serveru použit jeden z klientských počítačů, který je puštěn po celou pracovní dobu.
Vzhledem k tomu, že pro účetnictví a knihu faktur a pokladny už úřad dříve využíval starší verzi programů od firmy Gordic, byla do těchto agend data importována z předchozí verze. Pro naplnění dat evidence obyvatel a poplatků byl využit exportní soubor z agendového informačního systému evidence pohledávek. Ostatní data byla doplněna uživatelsky.
Vzhledem k tomu, že do programů vstupují různí uživatelé s odlišnými oprávněními, musela být v administraci systému tato práva předem definována. Dále bylo potřeba vyřešit s bankovním ústavem možnost importu dávek elektronických příkazů a export datového formátu výpisů.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Pro síťové propojení systému není zapotřebí serverový počítač. Instalaci je možno provést na uživatelském počítači, který musí být při práci se systémem spuštěný.
Praktické využívání všech nainstalovaných propojených modulů v obci Přerov nad Labem (cca. 1200 obyvatel) dokazuje, že systém Ginis Express SQL je svou efektivitou přínosem také pro menší obce. Právě díky propojení modulů ušetří čas pracovníků a zvýší úroveň kontrolních mechanismů ve svých evidenčních procesech.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Toto řešení je použitelné opakovaně, nejen na obcích a menších městech, ale většina agend je vhodná i pro nasazení na příspěvkových organizacích. Jednotlivá řešení je možné přizpůsobit konkrétním organizacím pomocí individuální konfigurace programů i customizace vzhledu a obsahu výstupů.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Systém Ginis Express SQL je nasazován na různých úřadech a příspěvkových organizacích po celé republice. Rozsah tohoto nasazení nebývá zcela běžný.